檢視聖嚴法師專案盤點工作規則的原始碼

== 實體資料層次 ==

=== Work 作品 ===
定義：一群實體原件的集合。<br/>
範例：一本書 (Work) 為一群稿紙 (Item) 的集合。<br/>
<br/>

=== Item 實體原件 ===
定義：實體狀況中不可分割的最小單位。<br/>
範例：一本手冊(不可拆裝)、一張紙。<br/>
<br/>

=== Page 頁面 ===
定義：實體原件的第幾面。<br/>
範例：一張紙的正面為頁面1、背面為頁面2。<br/>
　　　一本手冊的封面為1、封面背面為2...封底背面為該冊最後一頁。<br/><br/>
例外狀況：單張紙夾在一冊中，視紙質、內容判斷進行處理：<br/>
*原本應屬於該冊的一部份：記錄在該冊的"頁面"層次，於附註欄記錄為"掉頁"。<br/>
*原本並非屬於為該冊：該張紙另外建為新"項目"，再將該張紙與該冊包為一個"作品"。<br/>

== 盤點工作流程 ==
=== 第一步、分類 ===
將屬於同一作品之原件，依類別歸入資料夾，第一階段整理之類別定義如下。
{| style="border: 1px solid darkgray;" border="1" cellpadding="10" cellspacing="0"
|-
!類別
!次類別
!說明
!實例
|-
| rowspan="3" | A 書稿
|自行出版
|師父著作，收錄於法鼓體系出版之書籍。
|《華嚴心詮：原人論考釋》
|-
|外界邀稿
|師父著作，收錄於外界出版之書籍。
|《哲學大辭書》
|-
|譯稿
|師父翻譯作品。
|《密教史》譯稿
|-
| rowspan="10" | B 文稿
|早期文稿
|師父早期署名「慧空」的文稿。
|
|-
|專欄
|師父的雜誌專欄。
|
|-
|採訪
|受邀新聞採訪之擬稿。
|
|-	
|追思、悼文
|追悼文。	
|
|-
|致詞稿
|出席活動致詞稿，與演講稿之區別在於＂專為致詞＂而擬。
|〈繼起有人──方丈交接典禮致詞〉
|-
|自序、目次
|無法併入書稿的自序與目次。	
|
|-
|他序、推薦文
|為他人著作作序、推薦文。
|《法鼓佛曲集》序
|-
|慶賀、祝福
|賀文、祝福文。	
|
|-
|理念推廣、標語
|向社會大眾宣導的短文。
|心五四運動、心靈環保全民宣言、<br/>行事六要領、防治自殺風潮標語
|-
|題字
|為書籍或活動之題字。
|《火宅清涼》題字
|-
| rowspan="3" | C 講稿
|演講稿
|1. 由師父親自出席的講稿。<br/>2. 由師父擬稿請人代為宣讀的講稿。
|
|-
|演講大綱
|演講內容大綱。
|
|-
|演講講義
|發給與會大眾的講義。
|
|-
| rowspan="7" | D 筆記
|課堂講義
|1.師父用的授課筆記。<br/>2.學生上課用的課堂講義。
|《大乘起信論》師父上課筆記
|-
|會議筆記	
|師父參與會議或聽演講所作的筆記。
|	
|-
|隨身日誌	
|師父每年的隨身日誌。
|
|-
|皈依名冊
|記載皈依弟子的個人資料。	
|
|-
|教學筆記	
|記錄教學授課狀況。
|國外指導禪修筆記
|-
|閱讀筆記	
|師父的讀書筆記。
|索引卡、佛傳筆記
|-
|通訊錄
|電話簿。
|	
|}

=== 第二步、編號 ===
原件編號方式為:<br/>
專案簡碼（SY） + 英文字（1碼） + 流水號（6碼） 共 9 碼，如：SYA000001。<br/>
<br/>

=== 第三步、資料建檔 ===
==== 初次建檔 ====
Work 作品：
*作品編號
*作品標題
*類別
*件數：所含項目（Item）件數。
*署名日期
*撰寫地點
*備註
*與Item之關連。
<br/>
Item 實體項目：
*原件編號
*原件名稱
*頁面：單面、雙面、多面。
*高廣數值：單張原件記載 "長度x寬度"(cm)，成冊原件記載 "長度x寬度x厚度"(cm)。
*儲存位置：資料夾、袋號。
*破損與否
*保存狀態（多值）：邊緣破損、髒污、膠帶、斷裂、無法攤平、字跡暈染、紙張脆弱。
*備註
*建檔日期
*建檔人
<br/>
Page 頁面：
*頁面編號
*摘要：每頁前五字。
*紙本頁碼
*附註
*資料型態（多值）：手寫、剪貼、印刷、手繪、空白。
*浮貼與否
*掃描與否

==== 二次核對 ====
對於錯誤內容直接修改，確認無誤後輸入核對日期。
*核對日期
*核對人
<br/>

== 盤點建檔原則 ==
=== 書稿、文稿、講稿 ===
==== 實體項目(Phyitem)命名 ====
*若為單一項目，則直接以作品(Work)標題命名，例如：〈有與無〉。
*若有多個項目同屬同一作品(Work)，則在命名後方加上＂之1＂、＂之2＂，使用半形數字，以此類推。例如：〈日韓佛教史略〉之1。
*無法確定作品標題者，命名以半形括弧內填文章摘要，例如：(內容：祈求支持建立法鼓大學)之1。

==== 頁面(Page)建檔 ====
*頁碼：正面為1，背面為2。

==== 文獻管理 ====
*書稿類：盡量將同一作品存放於相同資料夾。
*文稿類：依前述表列之次類別分類存放，無法分類者則集中於＂親筆文稿＂資料夾。
*講稿類：分為國內、國外兩大類，兩類個別按照年份時間排序。

=== 筆記、日誌 ===
==== 實體項目(Phyitem)命名 ====
*成冊者：以作品(Work)標題命名，例如:1970 日誌。
*夾頁：以該冊名稱加上＂夾頁＂命名，例如：「佛傳筆記」內夾頁。如有多筆則加上＂之1＂...以此類推。

==== 頁面(Page)建檔 ====
*成冊者：頁碼判斷以封面為1、封面背面為2、第1頁為3。頁碼需計入空白頁，但空白頁不需建檔。
*夾頁：正面為1，背面為2。

==== 文獻管理 ====
*每冊現個別以夾鍊袋保存，未來需全數更換為無酸紙盒。

=== 信函 ===
==== 實體項目(Phyitem)命名 ====
*項目的命名方式：　人名+日期　 ex. 致ＯＯＯ20130614
*命名應注意事項：
因有時有數封信件收件人及日期皆同的情形，又有一封信跨數原件之情形，為避免混淆，故訂如下命名原則：
 一.數封信函之收件人與日期皆相同時，以全形圓括弧標註中文數字做為區隔。
  e.g.致果禪師20011221（一）
      致果禪師20011221（二）
 二.一封信跨數原件時，於名稱後標"之X"作為表達方式，X為半形阿拉伯數字。
  e.g.致果禪師20011221（一）之1
      致果禪師20011221（一）之2
 三.原件背面有信時，亦宜以上述二原則表達並於'''備註'''一欄中命名。因排序以正面為主，故有時背面跨原件的信函無法連貫，但若標示清楚則仍能辨識其關連。
  e.g.SYA006058	項目：致果品師果東師果廣師果肇師20010613之1　備註：背面為果毅師20010613來函之1。
      SYA006059	項目：致果品師果東師果廣師果肇師20010613之2
      SYA006060	項目：致果毅師20010613之1　　　　　　　　　　備註：背面為果毅師20010613來函之2。

*綜合情況之實例：正面為跨二原件之長信，而此二原件背面為兩封收件人日期皆同之傳真信函。
 SYA006014 項目：致果禪師果品師果廣師20001210之1　備註：背面為果禪師20001209來函（一）。
 SYA006015 項目：致果禪師果品師果廣師20001210之2　備註：背面為果禪師20001209來函（二）。

==== 頁面(Page)建檔 ====
傳真信函部分
 一.正面背面：
  (一)當同時有聖嚴師父所傳真信件與弟子或相關人士來函時，主要以聖嚴師父信件當作正面。
  (二)兩面皆為聖嚴師父信函時，以日期較早者為正面。
  (三)總之各種狀況下，宜以能清晰表達聖嚴師父信件資訊為主要考量做應變。
 
 二.排序：按信件上日期排序，由早至晚
  (一)同一原件上有多個日期時，取'''正面'''最早日期做排序。
   e.g.信件A日期為20011123 20011128
       信件B日期為20011124 20011126
       據上述，以信件A在前。 
  (二)兩原件最早日期相同時，則比次早日期，餘類推。
   e.g.信件A日期為20011123 20011128 20011129
       信件B日期為20011123 20011126 20011130
       據上述，以信件B在前。
  (三)一個多日期原件與一個單一日期原件間做排序時，若多日期原件之最早日期與單一日期原件之日期相同，則單一日期原件排序應在前。
   e.g.信件A日期為20011123 20011128
       信件B日期為20011123
       據上述，以信件B在前。

==== 文獻管理 ====
*實體資料夾粗分為兩大類：師父發出的「回函」、外界的「來信」。
*所有東西都按照時間排序。
*第二階段不處理「來信」，因此來信類先整理至新資料夾，暫不建檔，僅於資料袋上註明與師父的哪份「回函」有關。

== 盤點工作注意事項 ==
=== 文獻室管理 ===
*文獻室常年維持溫度在 20~22 度，濕度於 40%~60% 之間。
*文獻室中嚴禁飲食，亦不可將食物與水攜入。
*若因工作需要將原件借調出文獻室時，應於原件方圓一公尺內排除任何可能傷害原件之物品（如：食物、水、化學藥劑...等）。

=== 操作規範 ===
*接觸原件時應戴上棉質白手套、口罩，避免手汗、口沫傷害原件。
*紙質較脆弱之原件，在取出與放入資料夾時，應當連同襯紙一同抽取，避免造成原件受損。
*盤點工作應細心、仔細、不貪快，盡可能減少對原件的取用次數。
*已破損之原件應於盤點時詳實記錄，避免因記錄不清而反覆取用，造成更大損害。
*發現破損原件不可自行修補，應於盤點完成後，統一由專業人士修復。
*不可於原件上做任何變更，例如：書寫文字、粘貼N次貼...等。若有需要於原件旁放置備忘紙張，應以不接觸到原件為原則。
<br/>
<br/>