聖嚴法師專案盤點工作規則

實體資料層次

Work 作品

定義：一群實體原件的集合。
範例：一本書 (Work) 為一群稿紙 (Item) 的集合。

Item 實體原件

定義：實體狀況中不可分割的最小單位。
範例：一本手冊(不可拆裝)、一張紙。

Page 頁面

定義：實體原件的第幾面。
範例：一張紙的正面為頁面1、背面為頁面2。
　　　一本手冊的封面為1、封面背面為2...封底背面為該冊最後一頁。

例外狀況：單張紙夾在一冊中，視紙質、內容判斷進行處理：

• 原本應屬於該冊的一部份：記錄在該冊的"頁面"層次，於附註欄記錄為"掉頁"。
  
• 原本並非屬於為該冊：該張紙另外建為新"項目"，再將該張紙與該冊包為一個"作品"。
  

盤點工作流程

第一步、分類

將屬於同一作品之原件，依類別歸入資料夾，第一階段整理之類別定義如下。

類別	次類別	說明	實例
A 書稿	自行出版	師父著作，收錄於法鼓體系出版之書籍。	《華嚴心詮：原人論考釋》
	外界邀稿	師父著作，收錄於外界出版之書籍。	《哲學大辭書》
	譯稿	師父翻譯作品。	《密教史》譯稿
B 文稿	早期文稿	師父早期署名「慧空」的文稿。
	專欄	師父的雜誌專欄。
	採訪	受邀新聞採訪之擬稿。
	追思、悼文	追悼文。
	致詞稿	出席活動致詞稿，與演講稿之區別在於＂專為致詞＂而擬。	〈繼起有人──方丈交接典禮致詞〉
	自序、目次	無法併入書稿的自序與目次。
	他序、推薦文	為他人著作作序、推薦文。	《法鼓佛曲集》序
	慶賀、祝福	賀文、祝福文。
	理念推廣、標語	向社會大眾宣導的短文。	心五四運動、心靈環保全民宣言、 行事六要領、防治自殺風潮標語
	題字	為書籍或活動之題字。	《火宅清涼》題字
C 講稿	演講稿	1. 由師父親自出席的講稿。 2. 由師父擬稿請人代為宣讀的講稿。
	演講大綱	演講內容大綱。
	演講講義	發給與會大眾的講義。
D 筆記	課堂講義	1.師父用的授課筆記。 2.學生上課用的課堂講義。	《大乘起信論》師父上課筆記
	會議筆記	師父參與會議或聽演講所作的筆記。
	隨身日誌	師父每年的隨身日誌。
	皈依名冊	記載皈依弟子的個人資料。
	教學筆記	記錄教學授課狀況。	國外指導禪修筆記
	閱讀筆記	師父的讀書筆記。	索引卡、佛傳筆記
	通訊錄	電話簿。

第二步、編號

原件編號方式為:
專案簡碼（SY） + 英文字（1碼） + 流水號（6碼） 共 9 碼，如：SYA000001。

第三步、資料建檔

初次建檔

Work 作品：

• 作品編號
• 作品標題
• 類別
• 件數：所含項目（Item）件數。
• 署名日期
• 撰寫地點
• 備註
• 與Item之關連。

Item 實體項目：

• 原件編號
• 原件名稱
• 頁面：單面、雙面、多面。
• 高廣數值：單張原件記載 "長度x寬度"(cm)，成冊原件記載 "長度x寬度x厚度"(cm)。
• 儲存位置：資料夾、袋號。
• 破損與否
• 保存狀態（多值）：邊緣破損、髒污、膠帶、斷裂、無法攤平、字跡暈染、紙張脆弱。
• 備註
• 建檔日期
• 建檔人

Page 頁面：

• 頁面編號
• 摘要：每頁前五字。
• 紙本頁碼
• 附註
• 資料型態（多值）：手寫、剪貼、印刷、手繪、空白。
• 浮貼與否
• 掃描與否

二次核對

對於錯誤內容直接修改，確認無誤後輸入核對日期。

• 核對日期
• 核對人

盤點建檔原則

書稿、文稿、講稿

實體項目(Phyitem)命名

• 若為單一項目，則直接以作品(Work)標題命名，例如：〈有與無〉。
• 若有多個項目同屬同一作品(Work)，則在命名後方加上＂之1＂、＂之2＂，使用半形數字，以此類推。例如：〈日韓佛教史略〉之1。
• 無法確定作品標題者，命名以半形括弧內填文章摘要，例如：(內容：祈求支持建立法鼓大學)之1。

頁面(Page)建檔

• 頁碼：正面為1，背面為2。

文獻管理

• 書稿類：盡量將同一作品存放於相同資料夾。
• 文稿類：依前述表列之次類別分類存放，無法分類者則集中於＂親筆文稿＂資料夾。
• 講稿類：分為國內、國外兩大類，兩類個別按照年份時間排序。

筆記、日誌

實體項目(Phyitem)命名

• 成冊者：以作品(Work)標題命名，例如:1970 日誌。
• 夾頁：以該冊名稱加上＂夾頁＂命名，例如：「佛傳筆記」內夾頁。如有多筆則加上＂之1＂...以此類推。

頁面(Page)建檔

• 成冊者：頁碼判斷以封面為1、封面背面為2、第1頁為3。頁碼需計入空白頁，但空白頁不需建檔。
• 夾頁：正面為1，背面為2。

文獻管理

• 每冊現個別以夾鍊袋保存，未來需全數更換為無酸紙盒。

信函

實體項目(Phyitem)命名

• 項目的命名方式：　人名+日期　 ex. 致ＯＯＯ20130614
• 命名應注意事項：

因有時有數封信件收件人及日期皆同的情形，又有一封信跨數原件之情形，為避免混淆，故訂如下命名原則：

一.數封信函之收件人與日期皆相同時，以全形圓括弧標註中文數字做為區隔。
 e.g.致果禪師20011221（一）
     致果禪師20011221（二）
二.一封信跨數原件時，於名稱後標"之X"作為表達方式，X為半形阿拉伯數字。
 e.g.致果禪師20011221（一）之1
     致果禪師20011221（一）之2
三.原件背面有信時，亦宜以上述二原則表達並於備註一欄中命名。因排序以正面為主，故有時背面跨原件的信函無法連貫，但若標示清楚則仍能辨識其關連。
 e.g.SYA006058	項目：致果品師果東師果廣師果肇師20010613之1　備註：背面為果毅師20010613來函之1。
     SYA006059	項目：致果品師果東師果廣師果肇師20010613之2
     SYA006060	項目：致果毅師20010613之1　　　　　　　　　　備註：背面為果毅師20010613來函之2。

• 綜合情況之實例：正面為跨二原件之長信，此二原件背面為兩封收件人日期皆同之傳真信函。

SYA006014 項目：致果禪師果品師果廣師20001210之1　備註：背面為果禪師20001209來函（一）。
SYA006015 項目：致果禪師果品師果廣師20001210之2　備註：背面為果禪師20001209來函（二）。

頁面(Page)建檔

傳真信函部分

一.正面背面：
 (一)當同時有聖嚴師父所傳真信件與弟子或相關人士來函時，主要以聖嚴師父信件當作正面。
 (二)兩面皆為聖嚴師父信函時，以日期較早者為正面。
 (三)總之各種狀況下，宜以能清晰表達聖嚴師父信件資訊為主要考量做應變。

二.排序：按信件上日期排序，由早至晚
 (一)同一原件上有多個日期時，取正面最早日期做排序。
  e.g.信件A日期為20011123 20011128
      信件B日期為20011124 20011126
      據上述，以信件A在前。 
 (二)兩原件最早日期相同時，則比次早日期，餘類推。
  e.g.信件A日期為20011123 20011128 20011129
      信件B日期為20011123 20011126 20011130
      據上述，以信件B在前。
 (三)一個多日期原件與一個單一日期原件間做排序時，若多日期原件之最早日期與單一日期原件之日期相同，則單一日期原件排序應在前。
  e.g.信件A日期為20011123 20011128
      信件B日期為20011123
      據上述，以信件B在前。

文獻管理

• 實體資料夾粗分為兩大類：師父發出的「回函」、外界的「來信」。
• 所有東西都按照時間排序。
• 第二階段不處理「來信」，因此來信類先整理至新資料夾，暫不建檔，僅於資料袋上註明與師父的哪份「回函」有關。

盤點工作注意事項

文獻室管理

• 文獻室常年維持溫度在 20~22 度，濕度於 40%~60% 之間。
• 文獻室中嚴禁飲食，亦不可將食物與水攜入。
• 若因工作需要將原件借調出文獻室時，應於原件方圓一公尺內排除任何可能傷害原件之物品（如：食物、水、化學藥劑...等）。

操作規範

• 接觸原件時應戴上棉質白手套、口罩，避免手汗、口沫傷害原件。
• 紙質較脆弱之原件，在取出與放入資料夾時，應當連同襯紙一同抽取，避免造成原件受損。
• 盤點工作應細心、仔細、不貪快，盡可能減少對原件的取用次數。
• 已破損之原件應於盤點時詳實記錄，避免因記錄不清而反覆取用，造成更大損害。
• 發現破損原件不可自行修補，應於盤點完成後，統一由專業人士修復。
• 不可於原件上做任何變更，例如：書寫文字、粘貼N次貼...等。若有需要於原件旁放置備忘紙張，應以不接觸到原件為原則。