「聖嚴法師專案盤點工作規則」:修訂間差異

出自DILA Wiki
imported>Flee62ex
imported>Flee62ex
行 208: 行 208:
   e.g.致果禪師20011221(一)之1
   e.g.致果禪師20011221(一)之1
     致果禪師20011221(一)之2
     致果禪師20011221(一)之2
  三.原件背面有信時,亦宜以上述二原則表達 於'''備註'''一欄中命名。因排序以正面為主,故有時背面跨原件的信函無法連貫,但若標示清楚則仍能辨識其關連。
  三.原件背面有信時,亦宜以上述二原則表達 於'''備註'''一欄中命名。因排序以正面為主,故有時背面跨原件的信函無法連貫,但若標示清楚則仍能辨識其關連。
   e.g.SYA006058 項目:致果品師果東師果廣師果肇師20010613之1 備註:背面為果毅師20010613來函之1。
   e.g.SYA006058 項目:致果品師果東師果廣師果肇師20010613之1 備註:背面為果毅師20010613來函之1。
     SYA006059 項目:致果品師果東師果廣師果肇師20010613之2
     SYA006059 項目:致果品師果東師果廣師果肇師20010613之2

於 2013年6月21日 (五) 11:44 的修訂

實體資料層次

Work 作品

定義:一群實體原件的集合。
範例:一本書 (Work) 為一群稿紙 (Item) 的集合。

Item 實體原件

定義:實體狀況中不可分割的最小單位。
範例:一本手冊(不可拆裝)、一張紙。

Page 頁面

定義:實體原件的第幾面。
範例:一張紙的正面為頁面1、背面為頁面2。
   一本手冊的封面為1、封面背面為2...封底背面為該冊最後一頁。

例外狀況:單張紙夾在一冊中,視紙質、內容判斷進行處理:

  • 原本應屬於該冊的一部份:記錄在該冊的"頁面"層次,於附註欄記錄為"掉頁"。
  • 原本並非屬於為該冊:該張紙另外建為新"項目",再將該張紙與該冊包為一個"作品"。

盤點工作流程

第一步、分類

將屬於同一作品之原件,依類別歸入資料夾,第一階段整理之類別定義如下。

類別 次類別 說明 實例
A 書稿 自行出版 師父著作,收錄於法鼓體系出版之書籍。 《華嚴心詮:原人論考釋》
外界邀稿 師父著作,收錄於外界出版之書籍。 《哲學大辭書》
譯稿 師父翻譯作品。 《密教史》譯稿
B 文稿 早期文稿 師父早期署名「慧空」的文稿。
專欄 師父的雜誌專欄。
採訪 受邀新聞採訪之擬稿。
追思、悼文 追悼文。
致詞稿 出席活動致詞稿,與演講稿之區別在於"專為致詞"而擬。 〈繼起有人──方丈交接典禮致詞〉
自序、目次 無法併入書稿的自序與目次。
他序、推薦文 為他人著作作序、推薦文。 《法鼓佛曲集》序
慶賀、祝福 賀文、祝福文。
理念推廣、標語 向社會大眾宣導的短文。 心五四運動、心靈環保全民宣言、
行事六要領、防治自殺風潮標語
題字 為書籍或活動之題字。 《火宅清涼》題字
C 講稿 演講稿 1. 由師父親自出席的講稿。
2. 由師父擬稿請人代為宣讀的講稿。
演講大綱 演講內容大綱。
演講講義 發給與會大眾的講義。
D 筆記 課堂講義 1.師父用的授課筆記。
2.學生上課用的課堂講義。
《大乘起信論》師父上課筆記
會議筆記 師父參與會議或聽演講所作的筆記。
隨身日誌 師父每年的隨身日誌。
皈依名冊 記載皈依弟子的個人資料。
教學筆記 記錄教學授課狀況。 國外指導禪修筆記
閱讀筆記 師父的讀書筆記。 索引卡、佛傳筆記
通訊錄 電話簿。

第二步、編號

原件編號方式為:
專案簡碼(SY) + 英文字(1碼) + 流水號(6碼) 共 9 碼,如:SYA000001。

第三步、資料建檔

初次建檔

Work 作品:

  • 作品編號
  • 作品標題
  • 類別
  • 件數:所含項目(Item)件數。
  • 署名日期
  • 撰寫地點
  • 備註
  • 與Item之關連。


Item 實體項目:

  • 原件編號
  • 原件名稱
  • 頁面:單面、雙面、多面。
  • 高廣數值:單張原件記載 "長度x寬度"(cm),成冊原件記載 "長度x寬度x厚度"(cm)。
  • 儲存位置:資料夾、袋號。
  • 破損與否
  • 保存狀態(多值):邊緣破損、髒污、膠帶、斷裂、無法攤平、字跡暈染、紙張脆弱。
  • 備註
  • 建檔日期
  • 建檔人


Page 頁面:

  • 頁面編號
  • 摘要:每頁前五字。
  • 紙本頁碼
  • 附註
  • 資料型態(多值):手寫、剪貼、印刷、手繪、空白。
  • 浮貼與否
  • 掃描與否

二次核對

對於錯誤內容直接修改,確認無誤後輸入核對日期。

  • 核對日期
  • 核對人


盤點建檔原則

書稿、文稿、講稿

實體項目(Phyitem)命名

  • 若為單一項目,則直接以作品(Work)標題命名,例如:〈有與無〉。
  • 若有多個項目同屬同一作品(Work),則在命名後方加上"之1"、"之2",使用半形數字,以此類推。例如:〈日韓佛教史略〉之1。
  • 無法確定作品標題者,命名以半形括弧內填文章摘要,例如:(內容:祈求支持建立法鼓大學)之1。

頁面(Page)建檔

  • 頁碼:正面為1,背面為2。

文獻管理

  • 書稿類:盡量將同一作品存放於相同資料夾。
  • 文稿類:依前述表列之次類別分類存放,無法分類者則集中於"親筆文稿"資料夾。
  • 講稿類:分為國內、國外兩大類,兩類個別按照年份時間排序。

筆記、日誌

實體項目(Phyitem)命名

  • 成冊者:以作品(Work)標題命名,例如:1970 日誌。
  • 夾頁:以該冊名稱加上"夾頁"命名,例如:「佛傳筆記」內夾頁。如有多筆則加上"之1"...以此類推。

頁面(Page)建檔

  • 成冊者:頁碼判斷以封面為1、封面背面為2、第1頁為3。頁碼需計入空白頁,但空白頁不需建檔。
  • 夾頁:正面為1,背面為2。

文獻管理

  • 每冊現個別以夾鍊袋保存,未來需全數更換為無酸紙盒。

信函

實體項目(Phyitem)命名

  • 項目的命名方式: 人名+日期  ex. 致OOO20130614
  • 命名應注意事項:

因有時有數封信件收件人及日期皆同的情形,又有一封信跨數原件之情形,為避免混淆,故訂如下命名原則:

一.數封信函之收件人與日期皆相同時,以全形圓括弧標註中文數字做為區隔。
 e.g.致果禪師20011221(一)
     致果禪師20011221(二)
二.一封信跨數原件時,於名稱後標"之X"作為表達方式,X為半形阿拉伯數字。
 e.g.致果禪師20011221(一)之1
     致果禪師20011221(一)之2
三.原件背面有信時,亦宜以上述二原則表達並於備註一欄中命名。因排序以正面為主,故有時背面跨原件的信函無法連貫,但若標示清楚則仍能辨識其關連。
 e.g.SYA006058	項目:致果品師果東師果廣師果肇師20010613之1 備註:背面為果毅師20010613來函之1。
     SYA006059	項目:致果品師果東師果廣師果肇師20010613之2
     SYA006060	項目:致果毅師20010613之1          備註:背面為果毅師20010613來函之2。
  • 綜合情況之實例:正面為跨二原件之長信,此二原件背面為兩封收件人日期皆同之傳真信函。
SYA006014 項目:致果禪師果品師果廣師20001210之1 備註:背面為果禪師20001209來函(一)。
SYA006015 項目:致果禪師果品師果廣師20001210之2 備註:背面為果禪師20001209來函(二)。

頁面(Page)建檔

傳真信函部分

一.正面背面:
 (一)當同時有聖嚴師父所傳真信件與弟子或相關人士來函時,主要以聖嚴師父信件當作正面。
 (二)兩面皆為聖嚴師父信函時,以日期較早者為正面。
 (三)總之各種狀況下,宜以能清晰表達聖嚴師父信件資訊為主要考量做應變。

二.排序:按信件上日期排序,由早至晚
 (一)同一原件上有多個日期時,取正面最早日期做排序。
  e.g.信件A日期為20011123 20011128
      信件B日期為20011124 20011126
      據上述,以信件A在前。 
 (二)兩原件最早日期相同時,則比次早日期,餘類推。
  e.g.信件A日期為20011123 20011128 20011129
      信件B日期為20011123 20011126 20011130
      據上述,以信件B在前。
 (三)一個多日期原件與一個單一日期原件間做排序時,若多日期原件之最早日期與單一日期原件之日期相同,則單一日期原件排序應在前。
  e.g.信件A日期為20011123 20011128
      信件B日期為20011123
      據上述,以信件B在前。

文獻管理

  • 實體資料夾粗分為兩大類:師父發出的「回函」、外界的「來信」。
  • 所有東西都按照時間排序。
  • 第二階段不處理「來信」,因此來信類先整理至新資料夾,暫不建檔,僅於資料袋上註明與師父的哪份「回函」有關。

盤點工作注意事項

文獻室管理

  • 文獻室常年維持溫度在 20~22 度,濕度於 40%~60% 之間。
  • 文獻室中嚴禁飲食,亦不可將食物與水攜入。
  • 若因工作需要將原件借調出文獻室時,應於原件方圓一公尺內排除任何可能傷害原件之物品(如:食物、水、化學藥劑...等)。

操作規範

  • 接觸原件時應戴上棉質白手套、口罩,避免手汗、口沫傷害原件。
  • 紙質較脆弱之原件,在取出與放入資料夾時,應當連同襯紙一同抽取,避免造成原件受損。
  • 盤點工作應細心、仔細、不貪快,盡可能減少對原件的取用次數。
  • 已破損之原件應於盤點時詳實記錄,避免因記錄不清而反覆取用,造成更大損害。
  • 發現破損原件不可自行修補,應於盤點完成後,統一由專業人士修復。
  • 不可於原件上做任何變更,例如:書寫文字、粘貼N次貼...等。若有需要於原件旁放置備忘紙張,應以不接觸到原件為原則。