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| 行 1： |
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| 欄位建立說明
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| 文物 (作品 Work, 表現形式 Manifest)
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| 定義：一群實體原件的集合，意義上不可分割的單位。
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| 範例：
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| ● 書稿、文稿、講稿
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| ● 書信、信函
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| ● 實物：筆袋、毛筆
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| 一件文物的表現形式(Manifest) 由一件或多件「實體原件」(Physical Item, 例如紙張) 組成。
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| (件數=實體原件有幾件)
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| 實體原件
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| 「實體原件」是不可分割的一件實體，例如一張紙，或是一本不能拆開的小冊子。
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| 一件「實體原件」有一個或多個「頁面」。
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| 如果是一張紙，那可能有一頁或兩頁，
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| 如果是一本小冊子，那就有很多頁。
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| 一件「實體原件」有一個或多個「修復記錄」。
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| 小冊子算一個「實體原件」
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| 頁面
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| 定義：實體原件的第幾面。
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| 範例：
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| ● 一張紙的正面為頁面1、背面為頁面2。
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| ● 一本手冊的封面為1、封面背面為2...封底背面為該冊最後一頁。
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| 例如:001、002...
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| 一個「頁面」有一個或多個「掃描記錄」。
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| 一件文物的表現形式(Manifest) 由一件或多件「實體原件」(Physical Item, 例如紙張) 組成。
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| EX: M000001~M000007
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| A欄「作品」如果編號相同，表示屬於同一件作品，不只是「有關連性」。
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| 例如：屬於同一本書，或同一篇文章。
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| 而不是「有關連性的兩篇文章」。
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| 以上《參考聖嚴法師文物史料數位典藏與理念推廣研究計畫》補充
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| *建檔統一格式
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| 1.日期
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| 年、月、日
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| 用 〝.〞間隔 ,數字個位數前面加數字「0」
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| 例如：78.07.26
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| 統一記錄為民國年
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| 若是西元年則減1911
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| 1993年=民國82年
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| （1993-1911＝82）
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| 2.有階層關係的記錄
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| 如分類
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| 則用斜線「/」間隔
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| 例如：欄位「分類別」記錄為：
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| 信函/寫給惠敏法師的信
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| 3.內容有多個項目並列的
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| 用半型逗號「,」
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| 例如：「保存狀態」欄位記錄為：
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| 紙張脆弱,紙張泛黃,黃褐斑點,摺痕過深,字跡暈染
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| 「寄件人」欄位記錄為：
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| 慧琦,慧信,妙音
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| 4.括弧
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| 用半型( )
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| 不用全型（）
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| 例如： 文稿/活動規劃(佛一和佛七等)
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| 5.「高廣數值」欄位
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| 用小寫英文字x
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| 26.8x19.5
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| 6. A到B標記為半型「~」
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| 例如:
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| 台北縣政府函台北縣政府函78.8.17~20
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| 不要使用:台北縣政府函78.8.17-20
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| 7.頁碼
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| 當文件上有標註頁碼，不論是手寫或印刷，請註明於「紙本頁碼」欄位。
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| 8.黏貼和剪貼
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| 文件有黏貼和剪貼時，除在「保存狀態」欄位註明「黏貼」外，
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| 例如：
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| 保存狀態
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| 邊緣破損,髒汙,膠帶,黏貼,斷裂,無法攤平,字跡暈染,紙張脆弱,摺痕過深,蟲蛀,黃褐斑點,紙張泛黃,折損嚴重,皺摺
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| 「資料型態」請加註「剪貼」
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| 例如：
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| 資料型態(頁面)
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| 手寫,印刷,剪貼,手繪,空白,照片,郵戳
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| *9.摘要
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| 以文件前五字為主或剛好一個完整的段落(不限制一定要五個字)。
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| 若前五個文字剛好是文件的標題時，
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| 請以內容的前五字作為摘要。
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| 避免同類文件多個實體原件的摘要重複性太高
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| 而失去辨識的意義。
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| 或與項目名稱相同也應避免。
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| 若摘要非以文字表示，而是形容樣式、色彩、郵票等，請加( )以區隔差異。
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| 例如:
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| 卡片和信封
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| (香港郵票粉紅紫色各一)
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| (粉色蓮花剪貼)
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| 10.書信、信函
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| ● 書信類有寄件人、收件人、系列往返等資訊，所以獨立一類。
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| ● 一次通信 (Work) 為 信函 (Item) 與 信封 (Item) 的集合。
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| ● 包括傳真信函（如果有的話）
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| 1.信函日期請註明在項目名稱中。可參看信紙或信封上的郵戳為依據。
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| 居士致老和尚信函83.07.02信封
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| 居士致老和尚信函83.07.02信封背面
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| 2.信函若有多張信紙，請註明為「信紙第一張」、「信紙第二張」...例如：
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| 照空法師致老和尚信函信紙第一張
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| 照空法師致老和尚信函信紙第二張
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| 照空法師致老和尚信函信紙第三張
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| 照空法師致老和尚信函信紙第三張背面(回函草擬)
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| *信封有正反面時：
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| 項目名稱請註明「信封」、「信封背面」。
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| 例如：
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| 居士致老和尚信函83.07.02信封
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| 居士致老和尚信函83.07.02信封背面
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| *信封背面若有文字和郵戳，請建檔記錄並要有掃描檔。
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| 若僅有郵戳請記錄郵戳日期。並於「保存狀態」欄位註明「郵戳」（不算印刷）。
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| 例如：
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| 資料型態(頁面)
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| 手寫,印刷,剪貼,手繪,空白,照片,郵戳
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| *同一作品：寄件人和收件人欄位請重複填寫(勿只於第一欄填寫)
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| 但若是草擬回函，寄件人和收件人欄位請空白不填。
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| 例如：
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| 項目名稱 摘要 老和尚手稿 件數 信函/寄件人 信函/收件人
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| 照空法師致老和尚信函信紙第一張 上智下諭長 N 4 釋照空 智諭老和尚
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| 照空法師致老和尚信函信紙第二張 然今如何在 N 4 釋照空 智諭老和尚
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| 照空法師致老和尚信函信紙第三張 法也，其性本 N 4 釋照空 智諭老和尚
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| 照空法師致老和尚信函信紙第三張背面(回函草擬) 持名念佛為 N 4 （不填） （不填）
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| 照空法師致老和尚信函信封 南投仁愛鄉 N 4 釋照空 智諭老和尚
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| 居士致老和尚信函83.07.02信紙第一張 蒙師慈恩， N 4 郭蕙菁 智諭老和尚
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| 居士致老和尚信函83.07.02信紙第二張 (三)流(眼)淚 N 4 郭蕙菁 智諭老和尚
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| 回覆郭蕙菁信函草稿 (1)觀○像 N 4 （不填） （不填）
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| 11.掃描檔欄位
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| 掃描與否 分區掃描 分區掃描檔編號 掃描檔更名
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| 請確認有該物件的掃描檔和已更名在填寫Y。
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| 12.備註欄
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| 與前面欄位不同之註記和說明。
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| 例如:
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| 信紙上有批改之字跡
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| 疑他人代筆
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| 背面後來有加文字
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| 非寄件人所寫
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| 13.頁面ID定義
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| 一個實體項目，即使只有一個頁面，也都會有一個頁面 ID: 001，
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| 實體項目是單面的，頁面 ID欄位請空下不填(因頁面 ID 預設為 001)，雙面的在打001，002。
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| 例如：
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| 頁面ID 面數
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| （不填） 單
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| （不填） 單
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| （不填） 單
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| （不填） 單
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| （不填） 單
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| 001 雙
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| 002 雙
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| 001 雙
| |
| 002 雙
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| （不填） 單
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| （不填） 單
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| 001 雙
| |
| 002 雙
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| 14.欄位Y/N定義
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| YES的打”Y”
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| 沒打的表示預設是”N” ，
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| 但是不能有「沒打表示不確定是N還是Y」的情況。
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| 不確定請標為"N/A"
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| 15.流水號 (浮貼掃描)
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| ZYA000001_001(R)_01 這裡的 R 指的是 "浮貼揭起"
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| 當一個稿件有浮貼蓋住部分頁面時(浮貼與否欄位需標註Y)
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| 直接掃描(不翻起) 命名為 SYA000001_001
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| 翻起後再掃描 命名為 SYA000001_001R
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| 若浮貼不會遮蔽原件上的文字時，浮貼與否欄位不需標註Y
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| 16.郵戳
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| 可以辨識請在「摘要」輸入日期，統一用民國年
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| 例:83.9.2-9
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| 謹記為83.09.02(去除後面的-9)
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| 若不能辨識，
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| 「摘要」欄位就空白不填。
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| 原件信封的正、反面，
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| 只要有印郵戳請在「資料型態」欄位請輸入：「手寫,郵戳」或「郵戳」。
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| 17.書冊
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| 以一本為單位建檔時，欄位筆數為一筆。再依項目ID和頁面ID更改掃描檔檔名。
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| ex:
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| 若有以下狀況則有多筆記錄。
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| 例：
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| 1.一本裡面夾有2張(多張)附件：則每張附件為一個ID。
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| 實體件數記錄為：3（書冊+2張附件）。
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| 2.一疊紙張黏貼於某個頁面：因黏貼附件過多掃描檔不好做編號記錄時，可視為單獨一個不可分割之附件另建立一筆欄位。
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| 但因黏貼附件為一冊中不可分割、取下之部分，故實體件數記錄為：1 (一冊)。於備註說明：此份黏貼於ZYA000493_002之上
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| 18.書冊掃描檔:
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| 若遇空白頁可略過不掃描這些頁面，記錄時則跳過這些項目編號，並於備註欄說明。
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| ex：
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| 備註：ZYA000494_004空白頁無掃描檔。
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