聖嚴法師專案盤點工作規則

資料層次

Work 作品

定義：一群實體原件的集合，意義上不可分割的單位。

書稿類、文稿類、講稿類作品

• 一本書、一次演講、一篇文章 (Work) 為一群稿紙 (Item) 的集合。

信函類作品

• 一次通信 (Work) 為 信函 (Item) 與 信封 (Item) 的集合。
• 信函類作品 (Work) 名稱可與原件 (Item) 相同，亦可另取有意義名稱。
• 傳真信函的同一原件 (Item) 雖然有多位受文者，但意義上仍視為一次通信 (Work)，故一件原件只需建立一筆作品，不受受文者人數影響。

＊多個原件同時載有不同信函：
當同一原件載有數則信件之部分文字，數則信件中有沒有全部文字與其他信件在同一批原件上者，皆應予以單獨建立作品。

狀況一：
若原件SYA009990的內容為：致果光師19951120之1致戚肩時19951123（一），而原件SYA009991的內容為：致果光師19951120之2致戚肩時19951123（二）。 作品應分別建為：
1.M002000 致果光師19951120
包含SYA009990 SYA009991

2.M002001 致戚肩時19951123（一）
包含SYA009990

3.M002002 致戚肩時19951123（二）
包含SYA009991

狀況二：
若原件SYA009990的內容為：致果光師19951120之1致戚肩時19951123之2，原件SYA009991的內容為：致果光師19951120之2致戚肩時19951123之1，原件SYA009992的內容為：致果光師19951123致戚肩時19951123之3。 作品應分別建為：
1.M002000 致果光師19951120
包含SYA009990 SYA009991

2.M002001 致戚肩時19951123
包含SYA009990 SYA009991 SYA009992

3.M002002 致果光師19951123
包含SYA009992

狀況三:
若原件SYA009990的內容為：致果光師19951120之1，原件SYA009991的內容為：致果光師19951120之2致戚肩時19951123（一）之1，原件SYA009992的內容為：致果光師19951123之1致戚肩時19951123（一）之2，原件SYA009993的內容為：致果光師19951123之2致戚肩時19951123（二）。
作品應分別建為：
1.M002000 致果光師19951120
包含SYA009990 SYA009991

2.M002001 致戚肩時19951123（一）
包含SYA009991 SYA009992

3.M002002 致果光師19951123
包含SYA009992 SYA009993

4.M002002 致戚肩時19951123（二）
包含SYA009993

＊一作品多日期時（就信函而言）：填最早日期

＊一作品多地點時（就信函而言）：填最早地點

＊背面也有信函者：
1.寫於備註欄（位於活動資訊欄之下，勿與日期備註欄混淆）。
2.填寫內容及格式同原件頁面[1]的備註欄。

請示類作品

原則上比照信函類作品處理方式。

日期

• 作品的日期，原則上以 "完稿日期"為準。
• 若一件作品有多個日期，則採用 "最早的日期"。

＊日期不全時：
1.署名日期欄：
(1)只有年就填該年第一天 (1997-01-01) 只有年月就填到該月第一天 (1997-03-01)。
(2)有時日期會出現「有年日而無月份」或「沒有年分只有月日」等眾多情況。這類情況：

a.僅知19??年者，年份填為1900

b.不知何月者，月份填為01

c.不知幾日者，日份填為01

2.勾選「日期為推定」。

3.日期備註欄：
(1)填原件上實際的日期資訊，不填最早時間。
(2)表現方式：將無法查證的部份以半形問號「?」表現。
ex.某原件日期若僅知為一九某某年某月某日所撰，應於日期備註欄（勿與備註欄混淆）鍵入「19??-??-??」。

地點

• 作品的地點，原則上以"完稿地點"為準。例如：台北寫一半帶去紐約完稿，完稿地點為「紐約」。

Item 實體原件

定義：實體狀況中不可分割的最小單位。
範例：一本手冊(不可拆裝)、一張紙。

Page 頁面

定義：實體原件的第幾面。
範例：一張紙的正面為頁面1、背面為頁面2。
　　　一本手冊的封面為1、封面背面為2...封底背面為該冊最後一頁。

例外狀況：單張紙夾在一冊中，視紙質、內容判斷進行處理：

• 原本應屬於該冊的一部份：記錄在該冊的"頁面"層次，於附註欄記錄為"掉頁"。
  
• 原本並非屬於為該冊：該張紙另外建為新"項目"，再將該張紙與該冊包為一個"作品"。
  

盤點工作注意事項

文獻室管理

• 文獻室常年維持溫度在 20~22 度，濕度於 40%~60% 之間。
• 文獻室中嚴禁飲食，亦不可將食物與水攜入。
• 若因工作需要將原件借調出文獻室時，應於原件方圓一公尺內排除任何可能傷害原件之物品（如：食物、水、化學藥劑...等）。

操作規範

• 接觸原件時應戴上棉質白手套、口罩，避免手汗、口沫傷害原件。
• 紙質較脆弱之原件，在取出與放入資料夾時，應當連同襯紙一同抽取，避免造成原件受損。
• 盤點工作應細心、仔細、不貪快，盡可能減少對原件的取用次數。
• 已破損之原件應於盤點時詳實記錄，避免因記錄不清而反覆取用，造成更大損害。
• 發現破損原件不可自行修補，應於盤點完成後，統一由專業人士修復。
• 不可於原件上做任何變更，例如：書寫文字、粘貼N次貼...等。若有需要於原件旁放置備忘紙張，應以不接觸到原件為原則。

盤點工作流程

第一步、分類

將屬於同一作品之原件，依類別歸入資料夾，類別定義如下。

類別	次類別	說明	實例
A 書稿	自行出版	師父著作，收錄於法鼓體系出版之書籍。	《華嚴心詮：原人論考釋》
	外界邀稿	師父著作，收錄於外界出版之書籍。	《哲學大辭書》
	譯稿	師父翻譯作品。	《密教史》譯稿
B 文稿	早期文稿	師父早期署名「慧空」的文稿。
	專欄	師父的雜誌專欄。
	採訪	受邀新聞採訪之擬稿。
	追思、悼文	追悼文。
	致詞稿	出席活動致詞稿，與演講稿之區別在於＂專為致詞＂而擬。	〈繼起有人──方丈交接典禮致詞〉
	自序、目次	無法併入書稿的自序與目次。
	他序、推薦文	為他人著作作序、推薦文。	《法鼓佛曲集》序
	慶賀、祝福	賀文、祝福文。
	理念推廣、標語	向社會大眾宣導的短文。	心五四運動、心靈環保全民宣言、 行事六要領、防治自殺風潮標語
	題字	為書籍或活動之題字。	《火宅清涼》題字
C 講稿	演講稿	1. 由師父親自出席的講稿。 2. 由師父擬稿請人代為宣讀的講稿。
	演講大綱	演講內容大綱。
	演講講義	發給與會大眾的講義。
D 筆記	課堂講義	1.師父用的授課筆記。 2.學生上課用的課堂講義。	《大乘起信論》師父上課筆記
	會議筆記	師父參與會議或聽演講所作的筆記。
	隨身日誌	師父每年的隨身日誌。
	皈依名冊	記載皈依弟子的個人資料。
	教學筆記	記錄教學授課狀況。	國外指導禪修筆記
	閱讀筆記	師父的讀書筆記。	索引卡、佛傳筆記
	通訊錄	電話簿。
F 信函	信函	具有信函形式的稿件。
H 請示	一般請示	有問題及發問者，為請示師父目的。
	信函兼請示	外部來信，非經弟子轉述或繕打為報告事項的一段，加上呈請相關字樣。
I 指示	一般指示	無發問者，由師父主動指示。
	信函兼指示	對外信函定稿，由師父加上交附傳真相關字樣。
		外部來信，非經弟子轉述或繕打為報告事項的一段，由師父加上交辦相關字樣。
G 歌譜	歌詞、曲譜

第二步、編號

原件編號方式為:
專案簡碼（SY） + 英文字（1碼） + 流水號（6碼） 共 9 碼，如：SYA000001。

第三步、資料建檔

初次建檔

Work 作品：

• 作品編號
• 作品標題
• 類別
• 件數：所含項目（Item）件數。
• 署名日期
• 撰寫地點
• 備註
• 與Item之關連。

(2014.04.30新增以下兩個欄位)

• 作者
• 受文者

Item 實體項目：

• 原件編號
• 原件名稱
• 頁面：單面、雙面、多面。
• 高廣數值：單張原件記載 "長度x寬度"(cm)，成冊原件記載 "長度x寬度x厚度"(cm)。長度為稿件垂直數值、寬度為稿件水平數值。
• 儲存位置：資料夾、袋號。
• 破損與否
• 保存狀態（多值）：邊緣破損、髒污、膠帶、斷裂、無法攤平、字跡暈染、紙張脆弱。
• 備註
• 建檔日期
• 建檔人

Page 頁面：

• 頁面編號
• 摘要：每頁前五字。建檔時中文文字以正體字為原則。日文漢字則以日文原文建檔。
• 紙本頁碼
• 附註
• 資料型態（多值）：手寫、剪貼、印刷、手繪、空白。
• 浮貼與否
• 掃描與否

二次核對

對於錯誤內容直接修改，確認無誤後輸入核對日期。

• 核對日期
• 核對人

盤點建檔原則

書稿、文稿、講稿

實體項目(Phyitem)命名

• 若為單一項目，則直接以作品(Work)標題命名，例如：〈有與無〉。
• 若有多個項目同屬同一作品(Work)，則在命名後方加上＂之1＂、＂之2＂，使用半形數字，以此類推。例如：〈日韓佛教史略〉之1。
• 無法確定作品標題者，命名以半形括弧內填文章摘要，例如：(內容：祈求支持建立法鼓大學)之1。

頁面(Page)建檔

• 頁碼：正面為1，背面為2。

文獻管理

• 書稿類：盡量將同一作品存放於相同資料夾。
• 文稿類：依前述表列之次類別分類存放，無法分類者則集中於＂親筆文稿＂資料夾。
• 講稿類：分為國內、國外兩大類，兩類個別按照年份時間排序。

筆記、日誌

實體項目(Phyitem)命名

• 成冊者：以作品(Work)標題命名，例如:1970 日誌。
• 夾頁：以該冊名稱加上＂夾頁＂命名，例如：「佛傳筆記」內夾頁。如有多筆則加上＂之1＂...以此類推。

頁面(Page)建檔

• 成冊者：頁碼判斷以封面為1、封面背面為2、第1頁為3。頁碼需計入空白頁，但空白頁不需建檔。
• 夾頁：正面為1，背面為2。

文獻管理

• 每冊現個別以夾鍊袋保存，未來需全數更換為無酸紙盒。

信函

實體項目(Phyitem)命名

• 項目的命名方式：　人名+日期　 ex. 致ＯＯＯ20130614

一.傳真信函常見情況之應變：時有一原件寄給多人情形，有時則有兩個以上日期。處理方式如下

(一)原件正面

1.聖嚴師父同一日期寄給多人時：致AAABBBxxxxxxxx

  e.g.致果禪師廖雲蓮20130614

2.聖嚴師父不同日期寄給多人時：致AAAxxxxxxxxBBByyyyyyyy

  e.g.致果禪師20130614廖雲蓮20130615

3.聖嚴師父不同日期寄給同一人時：致AAAxxxxxxxx,yyyyyyyy

  e.g.致果禪師20130614,20130615

4.在原件正面他人給聖嚴師父之信函：AAA致聖嚴師父xxxxxxxx

  e.g.張元隆致聖嚴師父20000528

5.在原件正面兼有他人給聖嚴師父之信函與聖嚴師父回函時：

  (1)若師父於來信當日回函：AAA致聖嚴師父聖嚴師父同日回函xxxxxxxx
  e.g.張元隆致聖嚴師父聖嚴師父同日回函20000528
  (2)若師父於來信他日回函：AAA致聖嚴師父xxxxxxxx聖嚴師父致AAAyyyyyyyy
  e.g.張元隆致聖嚴師父20000528聖嚴師父致張元隆20000530
  (3)師父回函無明確日期：AAA致聖嚴師父xxxxxxxx聖嚴師父回函(無註明日期)
  e.g.張元隆致聖嚴師父19970528之2聖嚴師父回函(無註明日期)
  (4)vs多人情形：
  e.g.果肇師致聖嚴師父聖嚴師父同日回函20001104聖嚴師父致戚祕書長果肇師果品師果廣師20001105

(二)在原件背面

1.聖嚴師父寄給一人時，應於備註欄註明：背面為聖嚴師父xxxxxxxx致AAA函。

  e.g.背面為聖嚴師父20130614致果肇師函。

2.聖嚴師父寄給多人時，應於備註欄註明：背面為聖嚴師父xxxxxxxx致AAABBB函。

  e.g.背面為聖嚴師父20130614致果肇師果東師函。

3.聖嚴師父不同日期寄給多人時，應於備註欄註明：背面為聖嚴師父xxxxxxxx致AAAyyyyyyyy致BBB函。

  e.g.背面為聖嚴師父20130614致果肇師20130615致果東師函。

4.非聖嚴師父所寫之傳真信函，以及同一原件上兼有某日期寄發多人而另一日期僅寄一人等情形可據上類推，並於備註欄註明。

  e.g.背面為果禪師20130614致聖嚴師父果東師20130616致果元師函。

5.他人傳真給聖嚴師父之信函，應於備註欄註明：背面為AAAxxxxxxxx來函。

  e.g.背面為果元師20130614來函。

6.多人不同日期傳真給聖嚴師父之信函，應於備註欄註明：背面為AAAxxxxxxxxBBByyyyyyyy來函。

  e.g.背面為果元師20130614果東師20130618來函。

  p.s.注意在備註欄者有加句號。

• 傳真信函命名應注意事項：因有時有數封信件收件人及日期皆同的情形，又有一封信跨數原件之情形，為避免混淆，故訂如下命名原則：

一.數封信函之收件人與日期皆相同時，以全形圓括弧標註中文數字做為區隔。
 e.g.致果禪師20011221（一）
     致果禪師20011221（二）
二.一封信跨數原件時，於名稱後標"之X"作為表達方式，X為半形阿拉伯數字。
 e.g.致果禪師20011221（一）之1
     致果禪師20011221（一）之2
三.原件背面有信時，亦宜以上述二原則表達並於備註一欄中命名。因排序以正面為主，故有時背面跨原件的信函無法連貫，但若按上述原則標示清楚則仍能辨識其關連。
 e.g.SYA006058	項目：致果品師果東師果廣師果肇師20010613之1　備註：背面為果毅師20010613來函之1。
     SYA006059	項目：致果品師果東師果廣師果肇師20010613之2
     SYA006060	項目：致果毅師20010613之1　　　　　　　　　　備註：背面為果毅師20010613來函之2。
綜合情況之實例：正面為跨二原件之長信，而此二原件背面為兩封收件人日期皆同之傳真信函。
SYA006014 項目：致果禪師果品師果廣師20001210之1　備註：背面為果禪師20001209來函（一）。
SYA006015 項目：致果禪師果品師果廣師20001210之2　備註：背面為果禪師20001209來函（二）。

頁面(Page)建檔

傳真信函部分

一.正面背面：
 (一)當同時有聖嚴師父所傳真信件與弟子或相關人士來函時，主要以聖嚴師父信件當作正面。
 (二)兩面皆為聖嚴師父信函時，以日期較早者為正面。
 (三)總之各種狀況下，宜以能清晰表達聖嚴師父信件資訊為主要考量做應變。

二.排序：按信件上日期排序，由早至晚
 (一)同一原件上有多個日期時，取正面最早日期做排序。
  e.g.信件A日期為20011123 20011128
      信件B日期為20011124 20011126
      據上述，以信件A在前。 
 (二)兩原件最早日期相同時，則比次早日期，餘類推。
  e.g.信件A日期為20011123 20011128 20011129
      信件B日期為20011123 20011126 20011130
      據上述，以信件B在前。
 (三)一個多日期原件與一個單一日期原件間做排序時，若多日期原件之最早日期與單一日期原件之日期相同，則單一日期原件排序應在前。
  e.g.信件A日期為20011123 20011128
      信件B日期為20011123
      據上述，以信件B在前。

文獻管理

• 所有東西都按照時間排序。
• 第二階段不處理「來信」，因此來信類先整理至新資料夾，暫不建檔，僅於資料袋上註明與師父的哪份「回函」有關。
• 盤點結束後才獲得之信函（因信眾捐獻或整理故紙堆發現......，諸如此類）歸檔：

1.每袋兩件的前提下，信函紙本視實體資料夾有無空間安插。
2.若無，則置於相應年月份實體資料夾最末。
3.在實體原件資料庫介面資料夾與袋數二欄中，紀錄依上二項規則所放置之位置。

信函重整方法與規則

原則：按時間排序，不按通信地點以及通信者身份分類，保持脈絡和系統化以及相對客觀。

• 規則：

1.每冊的時間單位：同年跨冊單月不跨冊
舉例說明如下：
正確示範：F001 1990.01~1990.02，F002 1990.03~1990.06

錯誤示範a：F001 1990.01，F002 1990.01（直接翻查實體文獻時給予的指引不夠清晰，非不得已不採用）
錯誤示範b：F001 1990.01.15~1990.01.28，F002 1990.02.01~03.17（之後有新文獻要再歸檔時缺乏彈性並可能有間隙）

2.避免不同年份信函共用一冊
舉例說明如下：
正確示範：F002 1990.10~1990.12
錯誤示範：F002 1990.12~1991.02（不整齊）

例外情形：特定年份信函量過少時

3.每冊袋數：原則上盡量大於50袋但不超過70袋

4.實體原件的排列：一律為右翻，除僅有信封的情況以外信封實體皆擺在第二順位，每袋限2件實體文獻（考慮到一致性以及避免標籤一貼佔半面）

5.排序細節：一原件有多個完成時間時，以最早時間做排序

• 方法：

1.以變動用的冊號空出要放原件的冊號：例如將聖嚴師父專案內部管理資料庫實體原件介面（以下簡稱介面）原F001資料夾一欄以及實體資料夾的原F001皆改為F000（此即變動用的冊號），同時做一個新實體F001夾。
1.1做F002時則將介面及實體資料夾的原F002改為F00a，做F003時則改為F00b，餘類推。
1.2超過F00z後改為F0aa，F0bb。超過F0zz後，改為Faaa，Fbbb。
1.3重整過程中被清空的變動用冊號允許重複使用，但須紀錄以免造成混亂。
例如：重整出新F010時變動用冊號F000在介面與實體皆清空，原F011實體資料夾便得改名為F000，介面之原F011其資料夾一欄亦得同時改為F000。

說明：以上是為了因應重整前與重整後資料夾命名方式不改變的措施。倘使即將排入信函的冊號其介面及實體資料夾在先前重整過程中已先清空，自無以變動用冊號處理之必要。

2.依時序抽放實體原件，同時於介面改袋號冊號：以本專案情形而言，常見多冊資料夾所收納文獻其成文時間重疊，因此會取出多冊資料夾。
例如：SYA013992魏大銘致聖嚴師父19590716為時間最早信函，原位置在F068袋001，應歸至F001袋001，除取出實體原件放進F001實體資料夾外，亦更改介面中的資料夾為F001而袋號更改為001。

3.重整進行中應於"內容描述"欄暫時註明原冊數袋號，以防意外。

請示、指示

實體項目(Phyitem)命名

• 比照信函類。

頁面(Page)建檔

• 比照信函類。

文獻管理

• 類別重疊情形：信函兼請示的情況，影印一份影本歸請示，正本歸信函。
• 承上，影本於系統中不需建檔，但需在影本上以文字註明為某某原件(原件編號)之影本。
• 範例說明：

範例一、A長老來信問師父要不要出席他辦的法會，B弟子轉這封信給師父問要不要參加。

處理方式：
* B弟子的信歸於請示類資料夾。
 （註：若弟子直接於竺摩長老信函正本加上呈請字樣交師父，則需另做影本。影本歸請示，正本歸信函。
　若弟子自行影印竺摩長老信函並於此影本加呈請字樣交師父，則以該影本歸請示，正本歸信函。）
* A長老的信函原件歸於信函類資料夾。
* 並且將A長老的信函影本，和B弟子的信一起放在請示類資料夾。