聖嚴法師專案盤點工作規則

出自DILA Wiki
於 2013年1月16日 (三) 09:43 由 imported>Chengen.xie 所做的修訂 →‎操作規範

實體資料層次

Work 作品

定義:一群實體原件的集合。
範例:一本書 (Work) 為一群稿紙 (Item) 的集合。

Item 實體原件

定義:實體狀況中不可分割的最小單位。
範例:一本手冊(不可拆裝)、一張紙。

Page 頁面

定義:實體原件的第幾面。
範例:一張紙的正面為頁面1、背面為頁面2。
   一本手冊的封面為1、封面背面為2...封底背面為該冊最後一頁。

例外狀況:單張紙夾在一冊中,視紙質、內容判斷進行處理:

  • 原本應屬於該冊的一部份:記錄在該冊的"頁面"層次,於附註欄記錄為"掉頁"。
  • 原本並非屬於為該冊:該張紙另外建為新"項目",再將該張紙與該冊包為一個"作品"。

盤點工作流程

第一步、分類

將屬於同一作品之原件,依類別歸入資料夾,第一階段整理之類別定義如下。

類別 次類別 說明 實例
A 書稿 自行出版 師父著作,收錄於法鼓體系出版之書籍。 《華嚴心詮:原人論考釋》
外界邀稿 師父著作,收錄於外界出版之書籍。 《哲學大辭書》
譯稿 師父翻譯作品。 《密教史》譯稿
B 文稿 早期文稿 師父早期署名「慧空」的文稿。
專欄 師父的雜誌專欄。
採訪 受邀新聞採訪之擬稿。
追思、悼文 追悼文。
致詞稿 出席活動致詞稿,與演講稿之區別在於"專為致詞"而擬。 〈繼起有人──方丈交接典禮致詞〉
自序、目次 無法併入書稿的自序與目次。
他序、推薦文 為他人著作作序、推薦文。 《法鼓佛曲集》序
慶賀、祝福 賀文、祝福文。
理念推廣、標語 向社會大眾宣導的短文。 心五四運動、心靈環保全民宣言、
行事六要領、防治自殺風潮標語
題字 為書籍或活動之題字。 《火宅清涼》題字
C 講稿 演講稿 1. 由師父親自出席的講稿。
2. 由師父擬稿請人代為宣讀的講稿。
演講大綱 演講內容大綱。
演講講義 發給與會大眾的講義。
D 筆記 課堂講義 1.師父用的授課筆記。
2.學生上課用的課堂講義。
《大乘起信論》師父上課筆記
會議筆記 師父參與會議或聽演講所作的筆記。
隨身日誌 師父每年的隨身日誌。
皈依名冊 記載皈依弟子的個人資料。
教學筆記 記錄教學授課狀況。 國外指導禪修筆記
閱讀筆記 師父的讀書筆記。 索引卡、佛傳筆記
通訊錄 電話簿。

第二步、編號

原件編號方式為:
專案簡碼(SY) + 英文字(1碼) + 流水號(6碼) 共 9 碼,如:SYA000001。

第三步、資料建檔

初次建檔

Work 作品:

  • 作品編號
  • 作品標題
  • 類別
  • 件數:所含項目(Item)件數。
  • 署名日期
  • 撰寫地點
  • 備註
  • 與Item之關連。


Item 實體項目:

  • 原件編號
  • 原件名稱
  • 頁面:單面、雙面、多面。
  • 高廣數值:單張原件記載 "長度x寬度"(cm),成冊原件記載 "長度x寬度x厚度"(cm)。
  • 儲存位置:資料夾、袋號。
  • 破損與否
  • 保存狀態(多值):邊緣破損、髒污、膠帶、斷裂、無法攤平、字跡暈染、紙張脆弱。
  • 備註
  • 建檔日期
  • 建檔人


Page 頁面:

  • 頁面編號
  • 摘要:每頁前五字。
  • 紙本頁碼
  • 附註
  • 資料型態(多值):手寫、剪貼、印刷、手繪、空白。
  • 浮貼與否
  • 掃描與否

二次核對

對於錯誤內容直接修改,確認無誤後輸入核對日期。

  • 核對日期
  • 核對人


盤點工作注意事項

文獻室管理

  • 文獻室常年維持溫度在 20~22 度,濕度於 40%~60% 之間。
  • 文獻室中嚴禁飲食,亦不可將食物與水攜入。
  • 若因工作需要將原件借調出文獻室時,應於原件方圓一公尺內排除任何可能傷害原件之物品(如:食物、水、化學藥劑...等)。

操作規範

  • 接觸原件時應戴上棉質白手套、口罩,避免手汗、口沫傷害原件。
  • 紙質較脆弱之原件,在取出與放入資料夾時,應當連同襯紙一同抽取,避免造成原件受損。
  • 盤點工作應細心、仔細、不貪快,盡可能減少對原件的取用次數。
  • 已破損之原件應於盤點時詳實記錄,避免因記錄不清而反覆取用,造成更大損害。