檢視手稿類建檔規範的原始碼

===欄位建立說明===

文物 (作品 Work, 表現形式 Manifest)
定義：一群實體原件的集合，意義上不可分割的單位。
 
範例：
*書稿、文稿、講稿
*書信、信函
*實物：筆袋、毛筆
 
一件文物的表現形式(Manifest) 由一件或多件「實體原件」(Physical Item, 例如紙張) 組成。
(件數=實體原件有幾件)
實體原件
「實體原件」是不可分割的一件實體，例如一張紙，或是一本不能拆開的小冊子。
 
一件「實體原件」有一個或多個「頁面」。
如果是一張紙，那可能有一頁或兩頁，
如果是一本小冊子，那就有很多頁。
 
一件「實體原件」有一個或多個「修復記錄」。
小冊子算一個「實體原件」
 
頁面
定義：實體原件的第幾面。

範例：
*一張紙的正面為頁面1、背面為頁面2。
*一本手冊的封面為1、封面背面為2...封底背面為該冊最後一頁。
例如:001、002...
 
一個「頁面」有一個或多個「掃描記錄」。
 
一件文物的表現形式(Manifest) 由一件或多件「實體原件」(Physical Item, 例如紙張) 組成。
 
EX: M000001~M000007
 
A欄「作品」如果編號相同，表示屬於同一件作品，不只是「有關連性」。
例如：屬於同一本書，或同一篇文章。
而不是「有關連性的兩篇文章」。
 
 
===建檔統一格式===
 
'''1.日期'''

年、月、日
用 〝.〞間隔 ,數字個位數前面加數字「0」
例如：78.07.26
 
統一記錄為民國年
若是西元年則減1911

1993年=民國82年
（1993-1911＝82）
 
 
'''2.有階層關係的記錄'''

如分類
則用斜線「/」間隔
例如：欄位「分類別」記錄為：
信函/寫給惠敏法師的信

 
'''3.內容有多個項目並列的
用半型逗號「,」'''

例如：「保存狀態」欄位記錄為：
紙張脆弱,紙張泛黃,黃褐斑點,摺痕過深,字跡暈染
 
「寄件人」欄位記錄為：
慧琦,慧信,妙音

 
'''4.括弧'''

用半型( ) 

不用全型（）

例如：  文稿/活動規劃(佛一和佛七等)


'''5.「高廣數值」欄位

用小寫英文字x'''

26.8x19.5


 
'''6. A到B標記為半型「~」'''

例如:
台北縣政府函台北縣政府函78.8.17~20
不要使用:台北縣政府函78.8.17-20


'''7.頁碼'''

當文件上有標註頁碼，不論是手寫或印刷，請註明於「紙本頁碼」欄位。


'''8.黏貼和剪貼'''

文件有黏貼和剪貼時，除在「保存狀態」欄位註明「黏貼」外，

例如：

[[圖片:螢幕擷取畫面_032417_043550_PM.jpg]]



「資料型態」請加註「剪貼」

例如：

[[圖片:螢幕擷取畫面_032417_043825_PM.jpg]]



'''9.摘要'''

以文件前五字為主或剛好一個完整的段落(不限制一定要五個字)。
若前五個文字剛好是文件的標題時，
請以內容的前五字作為摘要。
避免同類文件多個實體原件的摘要重複性太高
而失去辨識的意義。
或與項目名稱相同也應避免。

若摘要非以文字表示，而是形容樣式、色彩、郵票等，請加( )以區隔差異。

例如:
卡片和信封

[[圖片:螢幕擷取畫面_032417_044256_PM.jpg]]

 
'''10.書信、信函'''

*書信類有寄件人、收件人、系列往返等資訊，所以獨立一類。
*一次通信 (Work) 為 信函 (Item) 與 信封 (Item) 的集合。
*包括傳真信函（如果有的話）

 
1.信函日期請註明在項目名稱中。可參看信紙或信封上的郵戳為依據。

[[圖片:螢幕擷取畫面_032417_044607_PM.jpg]]

居士致老和尚信函83.07.02信封
居士致老和尚信函83.07.02信封背面


2.信函若有多張信紙，請註明為「信紙第一張」、「信紙第二張」...例如：

[[圖片:螢幕擷取畫面_032417_044901_PM.jpg]]

 
*信封有正反面時：
項目名稱請註明「信封」、「信封背面」。

例如：

[[圖片:螢幕擷取畫面_032417_045508_PM.jpg]]

 
*信封背面若有文字和郵戳，請建檔記錄並要有掃描檔。
若僅有郵戳請記錄郵戳日期。並於「保存狀態」欄位註明「郵戳」（不算印刷）。

例如：

[[圖片:螢幕擷取畫面_032417_045835_PM.jpg]]


*同一作品：寄件人和收件人欄位請重複填寫(勿只於第一欄填寫)
但若是草擬回函，寄件人和收件人欄位請空白不填。
例如：

[[圖片:螢幕擷取畫面_032717_091835_AM.jpg]]



'''11.掃描檔欄位'''

[[圖片:螢幕擷取畫面_032717_094039_AM.jpg]]
 
請確認有該物件的掃描檔和已更名在填寫Y。

 
'''12.備註欄'''

與前面欄位不同之註記和說明。
例如:
信紙上有批改之字跡
疑他人代筆
背面後來有加文字
非寄件人所寫


'''13.頁面ID定義'''

一個實體項目，即使只有一個頁面，也都會有一個頁面 ID: 001，單面的，頁面 ID欄位請空下不填(因頁面 ID 預設為 001)。

雙面的請輸入001，002。

整冊多面的，若為501頁，頁面 ID：001~501。另需填上「總頁數」：501。

例如：

[[圖片:螢幕擷取畫面_032717_094856_AM.jpg]]

[[圖片:螢幕擷取畫面_032717_100600_AM.jpg]]


'''14.欄位Y/N定義'''

YES的打”Y”
沒打的表示預設是”N” ，
但是不能有「沒打表示不確定是N還是Y」的情況。
不確定請標為"N/A"

 
'''15.流水號 (浮貼掃描)'''

ZYA000001_001(R)_01   這裡的 R 指的是 "浮貼揭起"

當一個稿件有浮貼蓋住部分頁面時(浮貼與否欄位需標註Y)

直接掃描(不翻起) 命名為 SYA000001_'''001'''

翻起後再掃描 命名為 SYA000001_'''001R'''



若浮貼不會遮蔽原件上的文字時，浮貼與否欄位不需標註Y

  

'''16.郵戳'''

可以辨識請在「摘要」輸入日期，統一用民國年
例:83.9.2-9
謹記為83.09.02(去除後面的-9)

若不能辨識，
「摘要」欄位就空白不填。

原件信封的正、反面，
只要有印郵戳請在「資料型態」欄位請輸入：「手寫,郵戳」或「郵戳」。


'''17.書冊'''

以一本為單位建檔時，欄位筆數暫時先建為一筆。再依項目ID和頁面ID更改掃描檔檔名。
需填寫總頁數欄位。

例: 

[[圖片:螢幕擷取畫面_032717_015810_PM.jpg]]
 

若有以下狀況則有多筆記錄。

例：

[[圖片:螢幕擷取畫面_032717_020157_PM.jpg]]

1.一本裡面夾有2張(多張)附件：則每張附件為一個ID。
實體件數記錄為：3（書冊+2張附件）。
 

 


2.一疊紙張黏貼於某個頁面：因黏貼附件過多掃描檔不好做編號記錄時，可視為單獨一個不可分割之附件另建立一筆欄位。
但因黏貼附件為一冊中不可分割、取下之部分，故實體件數記錄為：1 (一冊)。於備註說明：此份黏貼於ZYA000493_002之上

 
 

'''18.書冊掃描檔'''
若遇空白頁可略過不掃描這些頁面。


 
'''19.空白頁'''
將空白無掃描檔的頁面編號填入，無連續性用半型「,」隔開，連續性用半型「~」。

[[圖片:螢幕擷取畫面_032317_013945_PM.jpg]]


'''20.實體項目名稱'''

「面數」單：「頁面項目名稱」不用打。範例：黃色。

「面數」雙：
1.「頁面項目名稱」不同，兩行都要打。記錄為：AA、BB 。範例：紅色。
2.「頁面項目名稱」相同的僅打第一行。範例：藍色
「面數」：多
「頁面項目名稱」不用打。


[[圖片:螢幕擷取畫面_032317_094451_AM.jpg]]
 




'''21.存放位置/資料夾/盒子'''

將資料夾編號或無酸盒編號接續填入。


[[圖片:螢幕擷取畫面_032317_014154_PM.jpg]]