手稿類建檔規範
欄位建立說明
文物 (作品 Work, 表現形式 Manifest) 定義：一群實體原件的集合，意義上不可分割的單位。
範例：
- 書稿、文稿、講稿
- 書信、信函
- 實物：筆袋、毛筆
一件文物的表現形式(Manifest) 由一件或多件「實體原件」(Physical Item, 例如紙張) 組成。 (件數=實體原件有幾件) 實體原件 「實體原件」是不可分割的一件實體，例如一張紙，或是一本不能拆開的小冊子。
一件「實體原件」有一個或多個「頁面」。 如果是一張紙，那可能有一頁或兩頁， 如果是一本小冊子，那就有很多頁。
一件「實體原件」有一個或多個「修復記錄」。 小冊子算一個「實體原件」
頁面 定義：實體原件的第幾面。
範例：
- 一張紙的正面為頁面1、背面為頁面2。
- 一本手冊的封面為1、封面背面為2...封底背面為該冊最後一頁。
例如:001、002...
一個「頁面」有一個或多個「掃描記錄」。
一件文物的表現形式(Manifest) 由一件或多件「實體原件」(Physical Item, 例如紙張) 組成。
EX: M000001~M000007
A欄「作品」如果編號相同，表示屬於同一件作品，不只是「有關連性」。 例如：屬於同一本書，或同一篇文章。 而不是「有關連性的兩篇文章」。
建檔統一格式
1.日期
年、月、日 用 〝.〞間隔 ,數字個位數前面加數字「0」 例如：78.07.26
統一記錄為民國年 若是西元年則減1911
1993年=民國82年 （1993-1911＝82）
2.有階層關係的記錄
如分類 則用斜線「/」間隔 例如：欄位「分類別」記錄為： 信函/寫給惠敏法師的信
3.內容有多個項目並列的
用半型逗號「,」
例如：「保存狀態」欄位記錄為： 紙張脆弱,紙張泛黃,黃褐斑點,摺痕過深,字跡暈染
「寄件人」欄位記錄為： 慧琦,慧信,妙音
4.括弧
用半型( )
不用全型（）
例如： 文稿/活動規劃(佛一和佛七等)
5.「高廣數值」欄位
用小寫英文字x
26.8x19.5
6. A到B標記為半型「~」
例如: 台北縣政府函台北縣政府函78.8.17~20 不要使用:台北縣政府函78.8.17-20
7.頁碼
當文件上有標註頁碼，不論是手寫或印刷，請註明於「紙本頁碼」欄位。
8.黏貼和剪貼
文件有黏貼和剪貼時，除在「保存狀態」欄位註明「黏貼」外，
例如：
「資料型態」請加註「剪貼」
例如：
9.摘要
以文件前五字為主或剛好一個完整的段落(不限制一定要五個字)。 若前五個文字剛好是文件的標題時， 請以內容的前五字作為摘要。 避免同類文件多個實體原件的摘要重複性太高 而失去辨識的意義。 或與項目名稱相同也應避免。
若摘要非以文字表示，而是形容樣式、色彩、郵票等，請加( )以區隔差異。
例如: 卡片和信封
10.書信、信函
- 書信類有寄件人、收件人、系列往返等資訊，所以獨立一類。
- 一次通信 (Work) 為 信函 (Item) 與 信封 (Item) 的集合。
- 包括傳真信函（如果有的話）
1.信函日期請註明在項目名稱中。可參看信紙或信封上的郵戳為依據。
居士致老和尚信函83.07.02信封 居士致老和尚信函83.07.02信封背面
2.信函若有多張信紙，請註明為「信紙第一張」、「信紙第二張」...例如：
- 信封有正反面時：
項目名稱請註明「信封」、「信封背面」。
例如：
- 信封背面若有文字和郵戳，請建檔記錄並要有掃描檔。
若僅有郵戳請記錄郵戳日期。並於「保存狀態」欄位註明「郵戳」（不算印刷）。
例如：
- 同一作品：寄件人和收件人欄位請重複填寫(勿只於第一欄填寫)
但若是草擬回函，寄件人和收件人欄位請空白不填。 例如：
11.掃描檔欄位
請確認有該物件的掃描檔和已更名在填寫Y。
12.備註欄
與前面欄位不同之註記和說明。 例如: 信紙上有批改之字跡 疑他人代筆 背面後來有加文字 非寄件人所寫
13.頁面ID定義
一個實體項目，即使只有一個頁面，也都會有一個頁面 ID: 001，單面的，頁面 ID欄位請空下不填(因頁面 ID 預設為 001)。
雙面的請輸入001，002。
整冊多面的，若為501頁，頁面 ID：001~501。另需填上「總頁數」：501。
例如：
14.欄位Y/N定義
YES的打”Y” 沒打的表示預設是”N” ， 但是不能有「沒打表示不確定是N還是Y」的情況。 不確定請標為"N/A"
15.流水號 (浮貼掃描)
ZYA000001_001(R)_01 這裡的 R 指的是 "浮貼揭起"
當一個稿件有浮貼蓋住部分頁面時(浮貼與否欄位需標註Y)
直接掃描(不翻起) 命名為 SYA000001_001
翻起後再掃描 命名為 SYA000001_001R
若浮貼不會遮蔽原件上的文字時，浮貼與否欄位不需標註Y
16.郵戳
可以辨識請在「摘要」輸入日期，統一用民國年 例:83.9.2-9 謹記為83.09.02(去除後面的-9)
若不能辨識， 「摘要」欄位就空白不填。
原件信封的正、反面， 只要有印郵戳請在「資料型態」欄位請輸入：「手寫,郵戳」或「郵戳」。
17.書冊
以一本為單位建檔時，欄位筆數暫時先建為一筆。再依項目ID和頁面ID更改掃描檔檔名。 需填寫總頁數欄位。
例:
若有以下狀況則有多筆記錄。
例：
1.一本裡面夾有2張(多張)附件：則每張附件為一個ID。 實體件數記錄為：3（書冊+2張附件）。
2.一疊紙張黏貼於某個頁面：因黏貼附件過多掃描檔不好做編號記錄時，可視為單獨一個不可分割之附件另建立一筆欄位。
但因黏貼附件為一冊中不可分割、取下之部分，故實體件數記錄為：1 (一冊)。於備註說明：此份黏貼於ZYA000493_002之上
18.書冊掃描檔
若遇空白頁可略過不掃描這些頁面。
19.空白頁 將空白無掃描檔的頁面編號填入，無連續性用半型「,」隔開，連續性用半型「~」。
20.實體項目名稱
「面數」單：「頁面項目名稱」不用打。範例：黃色。
「面數」雙： 1.「頁面項目名稱」不同，兩行都要打。記錄為：AA、BB 。範例：紅色。 2.「頁面項目名稱」相同的僅打第一行。範例：藍色 「面數」：多 「頁面項目名稱」不用打。
21.存放位置/資料夾/盒子
將資料夾編號或無酸盒編號接續填入。
