「手稿類建檔規範」：修訂間差異

出自DILA Wiki
imported>Xiangxing.wang
imported>Xiangxing.wang
 
（未顯示同一使用者於中間所作的 44 次修訂）
行 1： 行 1：
欄位建立說明
=== 欄位建立說明===
 
 文物 (作品 Work, 表現形式 Manifest)
 文物 (作品 Work, 表現形式 Manifest)
 定義：一群實體原件的集合，意義上不可分割的單位。
 定義：一群實體原件的集合，意義上不可分割的單位。
行 41： 行 42：
===建檔統一格式===
===建檔統一格式===
  
  
1.日期
'''1.日期'''
 
 年、月、日
 年、月、日
 用 〝.〞間隔 ,數字個位數前面加數字「0」
 用 〝.〞間隔 ,數字個位數前面加數字「0」
行 51： 行 53：
1993年=民國82年
1993年=民國82年
 （1993-1911＝82）
 （1993-1911＝82）
  
  
  
  
2.有階層關係的記錄
'''2.有階層關係的記錄'''
 
 如分類
 如分類
 則用斜線「/」間隔
 則用斜線「/」間隔
 例如：欄位「分類別」記錄為：
 例如：欄位「分類別」記錄為：
 信函/寫給惠敏法師的信
 信函/寫給惠敏法師的信
  
  
3.內容有多個項目並列的
'''3.內容有多個項目並列的
 用半型逗號「,」
 用半型逗號「,」'''
 
 例如：「保存狀態」欄位記錄為：
 例如：「保存狀態」欄位記錄為：
 紙張脆弱,紙張泛黃,黃褐斑點,摺痕過深,字跡暈染
 紙張脆弱,紙張泛黃,黃褐斑點,摺痕過深,字跡暈染
行 67： 行 71：
 「寄件人」欄位記錄為：
 「寄件人」欄位記錄為：
 慧琦,慧信,妙音
 慧琦,慧信,妙音
  
  
4.括弧
'''4.括弧'''
 用半型( )
 
 用半型( ) 
 
 不用全型（）
 不用全型（）
 例如：  文稿/活動規劃(佛一和佛七等)
 例如：  文稿/活動規劃(佛一和佛七等)
 
5.「高廣數值」欄位
 
 用小寫英文字x
'''5.「高廣數值」欄位
 
 用小寫英文字x'''


26.8x19.5
26.8x19.5
  
  
6. A到B標記為半型「~」
'''6. A到B標記為半型「~」'''
 
 例如:
 例如:
 台北縣政府函台北縣政府函78.8.17~20
 台北縣政府函台北縣政府函78.8.17~20
行 84： 行 97：




7.頁碼
'''7.頁碼'''
 
 當文件上有標註頁碼，不論是手寫或印刷，請註明於「紙本頁碼」欄位。
 當文件上有標註頁碼，不論是手寫或印刷，請註明於「紙本頁碼」欄位。




8.黏貼和剪貼
'''8.黏貼和剪貼'''
 
 文件有黏貼和剪貼時，除在「保存狀態」欄位註明「黏貼」外，
 文件有黏貼和剪貼時，除在「保存狀態」欄位註明「黏貼」外，
 例如：
 例如：
保存狀態
 
邊緣破損,髒汙,膠帶,黏貼,斷裂,無法攤平,字跡暈染,紙張脆弱,摺痕過深,蟲蛀,黃褐斑點,紙張泛黃,折損嚴重,皺摺
[[圖片:螢幕擷取畫面_032417_043550_PM.jpg]]
 
 


 「資料型態」請加註「剪貼」
 「資料型態」請加註「剪貼」
 例如：
 例如：
資料型態(頁面)
 
手寫,印刷,剪貼,手繪,空白,照 片,郵戳
[[圖 片:螢幕擷取畫面_032417_043825_PM.jpg]]




9.摘要
 
'''9.摘要'''
 
 以文件前五字為主或剛好一個完整的段落(不限制一定要五個字)。
 以文件前五字為主或剛好一個完整的段落(不限制一定要五個字)。
 若前五個文字剛好是文件的標題時，
 若前五個文字剛好是文件的標題時，
行 109： 行 130：


 若摘要非以文字表示，而是形容樣式、色彩、郵票等，請加( )以區隔差異。
 若摘要非以文字表示，而是形容樣式、色彩、郵票等，請加( )以區隔差異。
 例如:
 例如:
 卡片和信封
 卡片和信封
(香港郵票粉紅紫色各一)
 
(粉色蓮花剪貼)
[[圖片:螢幕擷取畫面_032417_044256_PM.jpg]]


  
  
10.書信、信函
'''10.書信、信函'''
 
*書信類有寄件人、收件人、系列往返等資訊，所以獨立一類。
*書信類有寄件人、收件人、系列往返等資訊，所以獨立一類。
*一次通信 (Work) 為 信函 (Item) 與 信封 (Item) 的集合。
*一次通信 (Work) 為 信函 (Item) 與 信封 (Item) 的集合。
行 122： 行 145：
  
  
1.信函日期請註明在項目名稱中。可參看信紙或信封上的郵戳為依據。
1.信函日期請註明在項目名稱中。可參看信紙或信封上的郵戳為依據。
[[圖片:螢幕擷取畫面_032417_044607_PM.jpg]]


 居士致老和尚信函83.07.02信封
 居士致老和尚信函83.07.02信封
 居士致老和尚信函83.07.02信封背面
 居士致老和尚信函83.07.02信封背面


2.信函若有多張信紙，請註明為「信紙第一張」、「信紙第二張」...例如：
2.信函若有多張信紙，請註明為「信紙第一張」、「信紙第二張」...例如：
照空法師致老和尚信函信紙第一張
 
照空法師致老和尚信函信紙第二張
[[圖片:螢幕擷取畫面_032417_044901_PM.jpg]]
照空法師致老和尚信函信紙第三張
 
照空法師致老和尚信函信紙第三張背面(回函草擬)
  
  
*信封有正反面時：
*信封有正反面時：
 項目名稱請註明「信封」、「信封背面」。
 項目名稱請註明「信封」、「信封背面」。
 例如：
 例如：
居士致老和尚信函83.07.02信封
 
居士致老和尚信函83.07.02信封背面
[[圖片:螢幕擷取畫面_032417_045508_PM.jpg]]
 
  
  
*信封背面若有文字和郵戳，請建檔記錄並要有掃描檔。
*信封背面若有文字和郵戳，請建檔記錄並要有掃描檔。
 若僅有郵戳請記錄郵戳日期。並於「保存狀態」欄位註明「郵戳」（不算印刷）。
 若僅有郵戳請記錄郵戳日期。並於「保存狀態」欄位註明「郵戳」（不算印刷）。
 例如：
 例如：
資料型態(頁面)
 
手寫,印刷,剪貼,手繪,空白,照 片,郵戳
[[圖 片:螢幕擷取畫面_032417_045835_PM.jpg]]
 


*同一作品：寄件人和收件人欄位請重複填寫(勿只於第一欄填寫)
*同一作品：寄件人和收件人欄位請重複填寫(勿只於第一欄填寫)
行 148： 行 177：
 例如：
 例如：


項目名稱 　 摘要 老和尚手稿 件數 信函/寄件人 　 信函/收件人
[[圖片:螢幕擷取畫面_032717_091835_AM.jpg]]


照空法師致老和尚信函信紙第一張 上智下諭長 N 4 釋照空 智諭老和尚
照空法師致老和尚信函信紙第二張 然今如何在 N 4 釋照空 智諭老和尚
照空法師致老和尚信函信紙第三張 法也，其性本 N 4 釋照空 智諭老和尚
照空法師致老和尚信函信紙第三張背面(回函草擬) 持名念佛為 N 4 （不填） （不填）
照空法師致老和尚信函信封 南投仁愛鄉 N 4 釋照空 智諭老和尚
居士致老和尚信函83.07.02信紙第一張 蒙師慈恩， N 4 郭蕙菁 智諭老和尚
居士致老和尚信函83.07.02信紙第二張 (三)流(眼)淚 N 4 郭蕙菁 智諭老和尚
回覆郭蕙菁信函草稿 (1)觀○像 N 4 （不填） （不填）




'''11.掃描檔欄位'''


11. 掃描檔欄位
[[圖片:螢幕擷取畫面_032717_094039_AM.jpg]]
掃描與否 分區掃描 分區掃描檔編號 掃描檔更名
  
  
 請確認有該物件的掃描檔和已更名在填寫Y。
 請確認有該物件的掃描檔和已更名在填寫Y。
  
  
12.備註欄
'''12.備註欄'''
 
 與前面欄位不同之註記和說明。
 與前面欄位不同之註記和說明。
 例如:
 例如:
行 174： 行 197：
 非寄件人所寫
 非寄件人所寫


13.頁面ID定義
 
 一個實體項目，即使只有一個頁面，也都會有一個頁面 ID: 001，
'''13.頁面ID定義'''
實體項目是 單面的，頁面 ID欄位請空下不填(因頁面 ID 預設為 001) ， 雙面的 在打001 ，002。
 
 整冊多面的 ： 若為501頁，頁面 ID：001~501。需填上「總頁數」：501。
 一個實體項目，即使只有一個頁面，也都會有一個頁面 ID: 001，單面的，頁面 ID欄位請空下不填(因頁面 ID 預設為 001) 。
 
雙面的 請輸入001 ，002。
 
 整冊多面的 ， 若為501頁，頁面 ID：001~501。 另 需填上「總頁數」：501。


 例如：
 例如：


頁面ID 面數
[[圖片:螢幕擷取畫面_032717_094856_AM.jpg]]
（不填） 單
 
（不填） 單
[[圖片:螢幕擷取畫面_032717_100600_AM.jpg]]
（不填） 單
 
（不填） 單
 
（不填） 單
'''14.欄位Y/N定義'''
001 雙
002 雙
001 雙
002 雙
（不填） 單
（不填） 單
001 雙
002 雙


14.欄位Y/N定義
YES的打”Y”
YES的打”Y”
 沒打的表示預設是”N” ，
 沒打的表示預設是”N” ，
行 204： 行 221：


  
  
15.流水號 (浮貼掃描)
'''15.流水號 (浮貼掃描)'''
ZYA000001_001(R)_01  這裡的 R 指的是 "浮貼揭起"
 
ZYA000001_001(R)_01  這裡的 R 指的是 "浮貼揭起"
 
 當一個稿件有浮貼蓋住部分頁面時(浮貼與否欄位需標註Y)
 當一個稿件有浮貼蓋住部分頁面時(浮貼與否欄位需標註Y)
 直接掃描(不翻起) 命名為 SYA000001_001
 
 翻起後再掃描 命名為 SYA000001_001R
 直接掃描(不翻起) 命名為 SYA000001_'''001'''
 
 翻起後再掃描 命名為 SYA000001_'''001R'''
 




行 214： 行 236：


   
   
16.郵戳
 
'''16.郵戳'''
 
 可以辨識請在「摘要」輸入日期，統一用民國年
 可以辨識請在「摘要」輸入日期，統一用民國年
 例:83.9.2-9
 例:83.9.2-9
行 225： 行 249：
 只要有印郵戳請在「資料型態」欄位請輸入：「手寫,郵戳」或「郵戳」。
 只要有印郵戳請在「資料型態」欄位請輸入：「手寫,郵戳」或「郵戳」。


17.書冊
以一本為單位建檔時，欄位筆數為一筆。再依項目ID和頁面ID更改掃描檔檔名。
ex:


'''17.書冊'''
以一本為單位建檔時，欄位筆數暫時先建為一筆。再依項目ID和頁面ID更改掃描檔檔名。
需填寫總頁數欄位。
例:
[[圖片:螢幕擷取畫面_032717_015810_PM.jpg]]
  
  
[[圖片:螢幕擷取畫面_032717_020157_PM.jpg]]


 若有以下狀況則有多筆記錄。
 若有以下狀況則有多筆記錄。


 例：
 例：
1.一本裡面夾有2張(多張)附件：則每張附件為一個ID。
1.一本裡面夾有2張(多張)附件：則每張附件為一個ID。
 實體件數記錄為：3（書冊+2張附件）。
 實體件數記錄為：3（書冊+2張附件）。
  
  
 
[[圖片:螢幕擷取畫面_032717_020618_PM.jpg]]
  
  
[[圖片:螢幕擷取畫面_032717_020928_PM.jpg]]


2.一疊紙張黏貼於某個頁面：因黏貼附件過多掃描檔不好做編號記錄時，可視為單獨一個不可分割之附件另建立一筆欄位。


2.一疊紙張黏貼於某個頁面：因黏貼附件過多掃描檔不好做編號記錄時，可視為單獨一個不可分割之附件另建立一筆欄位。
 但因黏貼附件為一冊中不可分割、取下之部分，故實體件數記錄為：1 (一冊)。於備註說明：此份黏貼於ZYA000493_002之上
 但因黏貼附件為一冊中不可分割、取下之部分，故實體件數記錄為：1 (一冊)。於備註說明：此份黏貼於ZYA000493_002之上
[[圖片:螢幕擷取畫面_032717_021147_PM.jpg]]
[[圖片:螢幕擷取畫面_032717_020847_PM.jpg]]
'''18.書冊掃描檔'''
若遇空白頁可略過不掃描這些頁面。


  
  
  
'''19.空白頁'''
  將空白無掃描檔的頁面編號填入，無連續性用半型「,」隔開，連續性用半型「~」。


18. 書冊掃描檔:
[[圖片:螢幕擷取畫面_032317_013945_PM.jpg]]
若遇空白頁可略過不掃描這些頁面，記錄時則跳過這些項目編號，並於備註欄說明。
ex：
備註：ZYA000494_004空白頁無掃描檔。




'''20.實體項目名稱'''


19.「實體項目名稱」：
 「面數」單：「頁面項目名稱」不用打。範例：黃色。
 「面數」單：「頁面項目名稱」不用打。範例：黃色。


行 264： 行 302：
 「頁面項目名稱」不用打。
 「頁面項目名稱」不用打。


[[圖片:螢幕擷取畫面_032317_094451_AM.jpg]]
  
  






20.空白頁：
將空白無掃描檔的頁面編號填入，無連續性用半型「,」隔開，連續性用半型「~」。


'''21.存放位置/資料夾/盒子'''


21.存放位置/資料夾/盒子：
 將資料夾編號或無酸盒編號接續填入。
 將資料夾編號或無酸盒編號接續填入。
[[圖片:螢幕擷取畫面_032317_014154_PM.jpg]]

於 2017年3月27日 (一) 14:13 的最新修訂

欄位建立說明

文物 (作品 Work, 表現形式 Manifest) 定義：一群實體原件的集合，意義上不可分割的單位。

範例：

  • 書稿、文稿、講稿
  • 書信、信函
  • 實物：筆袋、毛筆

一件文物的表現形式(Manifest) 由一件或多件「實體原件」(Physical Item, 例如紙張) 組成。 (件數=實體原件有幾件) 實體原件 「實體原件」是不可分割的一件實體，例如一張紙，或是一本不能拆開的小冊子。

一件「實體原件」有一個或多個「頁面」。 如果是一張紙，那可能有一頁或兩頁， 如果是一本小冊子，那就有很多頁。

一件「實體原件」有一個或多個「修復記錄」。 小冊子算一個「實體原件」

頁面 定義：實體原件的第幾面。

範例：

  • 一張紙的正面為頁面1、背面為頁面2。
  • 一本手冊的封面為1、封面背面為2...封底背面為該冊最後一頁。

例如:001、002...

一個「頁面」有一個或多個「掃描記錄」。

一件文物的表現形式(Manifest) 由一件或多件「實體原件」(Physical Item, 例如紙張) 組成。

EX: M000001~M000007

A欄「作品」如果編號相同，表示屬於同一件作品，不只是「有關連性」。 例如：屬於同一本書，或同一篇文章。 而不是「有關連性的兩篇文章」。


建檔統一格式

1.日期

年、月、日 用 〝.〞間隔 ,數字個位數前面加數字「0」 例如：78.07.26

統一記錄為民國年 若是西元年則減1911

1993年=民國82年 （1993-1911＝82）


2.有階層關係的記錄

如分類 則用斜線「/」間隔 例如：欄位「分類別」記錄為： 信函/寫給惠敏法師的信


3.內容有多個項目並列的 用半型逗號「,」

例如：「保存狀態」欄位記錄為： 紙張脆弱,紙張泛黃,黃褐斑點,摺痕過深,字跡暈染

「寄件人」欄位記錄為： 慧琦,慧信,妙音


4.括弧

用半型( )

不用全型（）

例如： 文稿/活動規劃(佛一和佛七等)


5.「高廣數值」欄位

用小寫英文字x

26.8x19.5


6. A到B標記為半型「~」

例如: 台北縣政府函台北縣政府函78.8.17~20 不要使用:台北縣政府函78.8.17-20


7.頁碼

當文件上有標註頁碼，不論是手寫或印刷，請註明於「紙本頁碼」欄位。


8.黏貼和剪貼

文件有黏貼和剪貼時，除在「保存狀態」欄位註明「黏貼」外，

例如：

螢幕擷取畫面 032417 043550 PM.jpg


「資料型態」請加註「剪貼」

例如：

螢幕擷取畫面 032417 043825 PM.jpg


9.摘要

以文件前五字為主或剛好一個完整的段落(不限制一定要五個字)。 若前五個文字剛好是文件的標題時， 請以內容的前五字作為摘要。 避免同類文件多個實體原件的摘要重複性太高 而失去辨識的意義。 或與項目名稱相同也應避免。

若摘要非以文字表示，而是形容樣式、色彩、郵票等，請加( )以區隔差異。

例如: 卡片和信封

螢幕擷取畫面 032417 044256 PM.jpg


10.書信、信函

  • 書信類有寄件人、收件人、系列往返等資訊，所以獨立一類。
  • 一次通信 (Work) 為 信函 (Item) 與 信封 (Item) 的集合。
  • 包括傳真信函（如果有的話）


1.信函日期請註明在項目名稱中。可參看信紙或信封上的郵戳為依據。

螢幕擷取畫面 032417 044607 PM.jpg

居士致老和尚信函83.07.02信封 居士致老和尚信函83.07.02信封背面


2.信函若有多張信紙，請註明為「信紙第一張」、「信紙第二張」...例如：

螢幕擷取畫面 032417 044901 PM.jpg


  • 信封有正反面時：

項目名稱請註明「信封」、「信封背面」。

例如：

螢幕擷取畫面 032417 045508 PM.jpg


  • 信封背面若有文字和郵戳，請建檔記錄並要有掃描檔。

若僅有郵戳請記錄郵戳日期。並於「保存狀態」欄位註明「郵戳」（不算印刷）。

例如：

螢幕擷取畫面 032417 045835 PM.jpg


  • 同一作品：寄件人和收件人欄位請重複填寫(勿只於第一欄填寫)

但若是草擬回函，寄件人和收件人欄位請空白不填。 例如：

螢幕擷取畫面 032717 091835 AM.jpg


11.掃描檔欄位

螢幕擷取畫面 032717 094039 AM.jpg

請確認有該物件的掃描檔和已更名在填寫Y。


12.備註欄

與前面欄位不同之註記和說明。 例如: 信紙上有批改之字跡 疑他人代筆 背面後來有加文字 非寄件人所寫


13.頁面ID定義

一個實體項目，即使只有一個頁面，也都會有一個頁面 ID: 001，單面的，頁面 ID欄位請空下不填(因頁面 ID 預設為 001)。

雙面的請輸入001，002。

整冊多面的，若為501頁，頁面 ID：001~501。另需填上「總頁數」：501。

例如：

螢幕擷取畫面 032717 094856 AM.jpg

螢幕擷取畫面 032717 100600 AM.jpg


14.欄位Y/N定義

YES的打”Y” 沒打的表示預設是”N” ， 但是不能有「沒打表示不確定是N還是Y」的情況。 不確定請標為"N/A"


15.流水號 (浮貼掃描)

ZYA000001_001(R)_01 這裡的 R 指的是 "浮貼揭起"

當一個稿件有浮貼蓋住部分頁面時(浮貼與否欄位需標註Y)

直接掃描(不翻起) 命名為 SYA000001_001

翻起後再掃描 命名為 SYA000001_001R


若浮貼不會遮蔽原件上的文字時，浮貼與否欄位不需標註Y


16.郵戳

可以辨識請在「摘要」輸入日期，統一用民國年 例:83.9.2-9 謹記為83.09.02(去除後面的-9)

若不能辨識， 「摘要」欄位就空白不填。

原件信封的正、反面， 只要有印郵戳請在「資料型態」欄位請輸入：「手寫,郵戳」或「郵戳」。


17.書冊

以一本為單位建檔時，欄位筆數暫時先建為一筆。再依項目ID和頁面ID更改掃描檔檔名。 需填寫總頁數欄位。

例:

螢幕擷取畫面 032717 015810 PM.jpg

螢幕擷取畫面 032717 020157 PM.jpg

若有以下狀況則有多筆記錄。

例：

1.一本裡面夾有2張(多張)附件：則每張附件為一個ID。 實體件數記錄為：3（書冊+2張附件）。

螢幕擷取畫面 032717 020618 PM.jpg

螢幕擷取畫面 032717 020928 PM.jpg

2.一疊紙張黏貼於某個頁面：因黏貼附件過多掃描檔不好做編號記錄時，可視為單獨一個不可分割之附件另建立一筆欄位。

但因黏貼附件為一冊中不可分割、取下之部分，故實體件數記錄為：1 (一冊)。於備註說明：此份黏貼於ZYA000493_002之上

螢幕擷取畫面 032717 021147 PM.jpg

螢幕擷取畫面 032717 020847 PM.jpg


18.書冊掃描檔 若遇空白頁可略過不掃描這些頁面。


19.空白頁 將空白無掃描檔的頁面編號填入，無連續性用半型「,」隔開，連續性用半型「~」。

螢幕擷取畫面 032317 013945 PM.jpg


20.實體項目名稱

「面數」單：「頁面項目名稱」不用打。範例：黃色。

「面數」雙： 1.「頁面項目名稱」不同，兩行都要打。記錄為：AA、BB 。範例：紅色。 2.「頁面項目名稱」相同的僅打第一行。範例：藍色 「面數」：多 「頁面項目名稱」不用打。


螢幕擷取畫面 032317 094451 AM.jpg



21.存放位置/資料夾/盒子

將資料夾編號或無酸盒編號接續填入。

螢幕擷取畫面 032317 014154 PM.jpg

取自「https://jiva.dila.edu.tw/index.php?title=手稿類建檔規範&oldid=10715」