數位典藏組 行政事務 工作手冊

數位典藏組(Digital Archive) 行政事務 工作手冊

全館相關

email群組

lib_staff / 圖書組專職 / (開圖書組會的人)
lib_team / 圖書組全體同仁/ lib_staff + 圖書組部份工時人員
da_staff / 數典組專職 / (DA四位專職)
da_team / 數典組全體同仁/ da_staff + bsin 兩個群組
it_staff / 資訊組專職 / (資訊組專職)

整體圖書館使用以下兩群組：
lic_staff /圖資館全體專職/ 館長，竺樂安老師， lib_staff ， da_staff， it_staff
lic_team / 圖資館全體同仁/ 館長，竺樂安老師， lib_team ， da_team， it_staff

電話

• 同仁電話:存放路徑 https://docs.google.com/a/ddbc.edu.tw/spreadsheet/ccc?key=0ApZ6aLWcN2ladGt0MUNZZkgtTmloWFhsX0dmdHZmR0E#gid=0
• 撥打國際電話：76+009+1(internation code 1~3)+718(area code)+5926593

各項會議報告彙整人

• 校務會議：資訊組黃建賢
• 行政會議：圖書組鍾組長
• 主管會報：數典組柯春玉
• 董事會：各組自行負責撰寫及貼上秘書室路徑，數典組柯春玉
• 中長程計畫：各組自行負責撰寫及貼上秘書室路徑，數典組柯春玉
• 報部或改大資料：各組自行負責，數典組柯春玉

本組業務

建立手冊及維護者

• 建立行政事務工作手冊：柯春玉
• 維護者：數典組行政人員;柯春玉及葛賢敏

出國參加研討會或開立工作坊

• 上簽呈所需資訊

1.邀請函：
2.會議日期： 
3.主辦單位：
4.會議名稱：
5.會議地點： 
6.發表方式：
7.論文英文名稱：
8.論文中文名稱： 

二、各項差旅費如下：

    機票費 : 
    註冊費：
    生活費：     
三、此行獲得國科會補助
四、請假：

　　 公假：

    年休：

舉辦研討會

• 向校外單位申請補助款時申請校內同意函:(範例101學年度長阿含經研討會;公文序號10102788)
  

1.以簽核可後
2.再以函稿，校方出具同意函給蔣基會(附本給DA)
3.海報掛以感謝貴會補助

網站購物

• 金山統一超商：金全清水路52號 24081935

專案相關

法鼓佛教學院

財產

• 專案財產於他單位時，範例如下：

1.請以簽呈敘明該計畫執行時以CBETA為計畫主持人辦公室，且該計畫經費所購置之設備財產需留置計畫主持人辦公室〈CBETA〉之理由，暨往後由何人保管，並將預留置之設備財產列清冊附陳。 2.簽呈會總務組、會計室。 3.奉核後請總務組列帳管理。

• 書籍(列管物品)：DA組項下之專案結案後，採購之書籍均屬列管物品,繳回DA組保管,每年列入盤點。

專案未簽核,滙款先入帳時

1.先上簽，內容最重要的有:
1)專案或計畫名稱
2)滙款單位、總匯入金額
以下細項，可待計畫較具體後再另案呈核
3)執行內容、期間
4)編列預算，含各項費用明細

合約

• 當合作協議書有違約時

1.依違約條款處理 2.簽稿並陳 3.視對方回應做備忘錄 4.做備忘錄之前先上簽，主管同意後，雙方訂定備忘錄

結案

1.上簽附收支明細(會總務、會計，不用會人事)核可後→用途:業務費轉管理費
2.總務會計系統受款人代碼 受款人代碼 09939702
3.粘貼憑證 證明人不用蓋章
4.附結案簽呈+餘款明細表

中華佛學研究所

抬頭與匯款帳號

財團法人中華佛學研究所
統一編號：00956320
銀行帳號：第一商業銀行北投分行191-10-019707活存

承攬流程

上簽同意後→訂定承攬契約(附承攬人身份證+銀行帳號掃瞄檔)→同意後研所與承攬人各存1份→第一次申請酬金時領據+附承攬人身份證+銀行帳號紙本

他組相關

會計室

預算

• 資本門：由本組上簽說明購買明細，組內預算表要填寫及註明由資訊組彙總編列。
• 教育訓練費：由本組上簽說明，組內預算表要填寫及註明由人事室彙總編列。
• 貴賓來訪發生費用上簽呈時，寫明發生費用額度及預算來源。

列管物品

• 行政院主計室規定：螢幕部份單價未滿10,000為列管物品，編列於本組經常門。經常門列管物品與資本門的管理方式是一樣的。

總務會計系統

查詢

1.已知核銷單號時：於已支經費查詢輸入1020204005 ＋Ａ
2.不知核銷單號時：於已支經費查詢申請用途輸入關鍵字會員費，查到該筆單據號碼
3.要查附件時， 於一般請購動支申請（或計畫動支申請），輸入單據號碼1011203003，選：全部顯示

觀念

• 凡有領據總務會務系統以人事請購申請
• 二代健保:總務會計系統中填寫總額及淨額,於說明備註欄中說明二代健保費。申請為總金額，核銷先打總金額，會計還會發布作法

總務組

電信

中華電信群組：行政中心總務處周佳玲2893-9966#6436

住宿

• 貴賓住宿上簽呈時，註明因貴賓不收住宿費。

郵寄

• 郵寄包裹　國外：必須多塡一張商業發票

出納

• 核銷時領現：先告知出納及紙本核銷單註明已代墊姓名、及需領現，會計系統核銷時選金山農會，錢會先匯入金農，再跟出納領現。
• 酬金匯款日：8日之前送15日匯款。20日之前送30日匯款。

人事室

組織

• 行政處1：教務、學出組、研發、推廣、語言翻譯中心
• 行政處2：學務組、總務組

人事聘僱用用語

• 聘僱：聘為老師級，僱為專案助理級

1.聘任：老師級
2.僱用：專案研究助理
3.約用：承攬人員

團保（即意外險保）

• 團保費用編列及核銷單位：人事室
• 外來補助專案：專任研究助理都有勞健保及團保(學校付錢)，不用扣健保補充費是因有固定雇主的關係。
• 校內補助專案：部份工時人員於承攬契約生效日起生效，以年為保險期間，專案結束時由負責專案的行政人員告知人事室取消團保。
• 中華佛學研究所專案：專任研究助理人員薪資及人事流程同國科會規定，故有團保。承攬人員則無。

二代健保補充費

• 於2013（102年）年1月1日實施，依法令規定有六項特定所得者,即需代扣二代健保補充保險費2%
  
• (1.兼職薪資所得(50) 2.租金收入3.執行業務收入4.獎金5.股利所得6.利息所得)
  
• 單次給付達5,000元(含)，現金/匯款給付日期在102年度者
  
• 健保諮詢服務專線：0800-030598
  
• 健保局網站：http://www.nhi.gov.tw
  

專任研究助理

由於投保級距均大於實領薪資，故不會有二代健保，例：碩士薪資36,050，投保36,300 如果薪資30,000，投保20,000，即有10,000差額，10,000以次計算，如超過投保金額20,000的4倍，即要扣補充費（即到第8個月）

學生

• 放寬研究生兼職補充保費下限比照大專生，從每筆5000調高至基本工資18,780，並回溯至一月一日實施。http://m.udn.com/xhtml/HistoryArt?articleid=3131778

部份工時人員

屬兼職薪資所得： 以次計算，超過5千即扣2％，例：所得領據10,000-200＝9,800,大寫酬金寫上淨額

• 加入公會不用繳補充費，農保及漁保都要繳

請假

• 公假與差假：公假:無費用發生　　差假:有費用發生，申請前要上簽。
• 請假天數計算：公文與請假系統填寫請假天數時，均以涵蓋星期假日一起算。

法定假日

• 週六、日及國定假日，一年約115天。故上班日:365-115=250天
• 1個月的上班日:250天/12月=20.833天/月

基本工資

• 行政院有基本工資月薪為19,047元之規定

(參行政院勞工委員會官網查詢 http://www.cla.gov.tw/cgi-bin/siteMaker/SM_theme?page=4e12daf9)

秘書室

函稿、書函稿、同意函

• 函稿:以校長名義發出的正式公文，簽呈直接送秘書室。
• 書函稿:以學校名義發給對方,較屬文件性質。

函稿範例(公文序號10102788)：
主旨：本校茲訂於102年10月18日至19日（W5~W6）舉辦「漢譯長阿含經國際學術研討會」（Dirgha-agama 長阿含經，Taisho 1），請   查照。
說明：茲同意本校圖資館承辦，敬請  貴會核予「國際合作學術研討會」補助款之申請。

書函稿範例：
主旨：茲同意本校圖資館於102年10月18日至19日（W5~W6）舉辦「漢譯長阿含經國際學術研討會」（Dirgha-agama 長阿含經，Taisho 1），請   查照。
同恴書範本(非用公函):

同意函範例：
茲同意本校圖資館於102年10月18日至19日（W5~W6）舉辦「漢譯長阿含經國際學術研討會」（Dirgha-agama 長阿含經，Taisho 1），此致  蔣經國基金會

公文用語

• 寄附件給長官時，結語用：敬請 查收
• 條、項、款、目：

條：第八條
項：項不冠數字，空二字書寫
款：一、二、三等數字
目：（一）、（二）、（三）等數字，並應加具標點符號。
目再細分者，冠以１、２、３等數字，並稱為第某目之１、２、３

　範例： 　第 2 條 （名詞定義）（條） 　本法用詞，定義如下：（項） 　一、保險對象：指被保險人及其眷屬。（款） 　二、眷屬：（款） 　（一）被保險人之配偶，且無職業者。（目） 　（二）被保險人之直系血親尊親屬，且無職業者。（目）

教務組

教師購電腦

• 資格：買了電腦後要做滿3年 金額：含配備5萬元以下　流程：先向教務提出申請，教務會簽通過後再請購(可自行購買)

學年度算法

• 例：101學年度：101.08~102.07　　102學年度：102.08~103.07