數位典藏組 行政事務 工作手冊
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數位典藏組(Digital Archive) 行政事務 工作手冊
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76年中華佛學研究所→96.02法鼓研修學院→97.08法鼓佛教學院→103.08法鼓文理學院
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校名、統編及匯款帳號
外來補助單位用： 英文：戶名：『法鼓學校財團法人法鼓文理學院』(Dharma Drum Institute of Liberal Arts) 統編：39994961 敬請匯至：第一商業銀行北投分行(First Commercial Bank, Pei Tou Branch, Taiwan, R.O.C.) 電話:2891-3921 No. 133 Kuang Ming Road Pei Tou Taipei, Taiwan, R.O.C. SWIFT CODE: FCBKTWTP A/C No.： 191-50-511688 中文：戶名：法鼓學校財團法人法鼓文理學院 銀行名稱：第一商業銀行北投分行 帳號：191-50-511688
email群組
整體圖書館使用以下兩群組： lic_staff /圖資館全體專職/ 館長，竺樂安老師， lib_staff ， da_staff， it_staff lic_team / 圖資館全體同仁/ 館長，竺樂安老師， lib_team ， da_team， it_staff
圖書組群組 對外:lib1@dila.edu.tw——專職 密碼:Ddbc20842 系統用:lib2@dila.edu.tw——流通+系統人員 圖書組全部成員:lib_team@dila.edu.tw——專職+勞務人員 圖書組專職:lib_staff@dila.edu.tw——專職
資訊組群組 it_staff / 資訊組專職 / (資訊組專職)
數位典藏組群組 da_staff / 數典組專職 / (da四位專職) da@dila.edu.tw(da組對外信箱) da1@dila.edu.tw(Youtube 直播帳號,帳號:da1, password:24980707,備援 email: zhoubx@gmail.com) 網資室辦公室群組 bsin=網資室成員
校友會群組 alumni@ddbc.edu.tw
教師群組 1.全校教師 all_teacher@dila.edu.tw 2.全校專任教師 all_fulltime_teachers@dila.edu.tw 3.佛教學系專任教師 all_fulltimebs_teachers@dila.edu.tw 4.人文社會學群專任教師 all_fulltimehss_teachers@dila.edu.tw 5.佛教學系兼任教師 all_parttimebs_teachers@dila.edu.tw
學生會群組 dilasa@dila.edu.tw
通訊錄
http://contacts.ddm.org.tw/signin
- 同仁電話:存放路徑 Y:\圖資館\DA\10行政\01人事\通訊錄及電話\工作人員
- 撥打國際電話：76+009+1(internation code 1~3)+718(area code)+5926593
各項會議報告彙整人
- 校務會議：資訊組黃建賢
- 行政會議：圖書組
- 主管會報：數典組柯春玉
- 董事會：各組自行負責撰寫及貼上秘書室路徑，數典組柯春玉
- 中長程計畫：各組自行負責撰寫及貼上秘書室路徑，數典組柯春玉
- 報部或改大資料：各組自行負責，數典組柯春玉
- 存放路徑 Y:\圖資館\全館專職\各項會議及報告
學生服務奉獻
學生服務奉獻分學習型或勞雇型,學習型外國學生酬金要扣6%稅金。 教育部補助碩班一、二年級生,服務奉獻金15小時5000元 本校學務編列學生之服務奉獻金預算,碩班生三、四年級生,工讀金25小時5000，每小時200(博班生亦同) 學士班每月工讀時數35小時5000元，＊＊算法：時數*5,000/35=金額 人事及學務:碩班月酬金只要不超過10,000即可(如果有科技部所得+學校工讀所得) 每月5日以前將上月份時數登記表及印領清冊回傳學務組
學習型承攬:每小時140，不分學碩博。
關於館長
- 簽核權限5萬元
- 以教師服務規則第31條 教師研修暑假可請1個月寒暑研究假(免扣私假),於請假單直接附邀請函即可。
全館英文名稱
- 數位典藏組:Digital Achives Section
- 圖資館:Library and Information Center
- GC202 數位典藏組及專案（Library and Information Center, Digital Archive Section）
本組業務
建立數位典藏組業務手冊及維護者
Wiki行政事務手冊建立及維護者:DA行政窗口
預算編列
- 總務會計系統以千為最小單位
- 列管物品:2000以上未達10,000，或使用年限未達2年之設備、用品等。
- 資本門:10,000以上,且使用年限超過兩年。
- 預算編列在他單位
人事室:加保團保意外險人數,含臨時勞務人員、義工.專案人員已列在名𦙱,所以不用再報給人事. 研發組:教師出席國際會議,專案一年的收支． 總務處:郵資,文具費. 資訊組:電腦汰舊換新,軟體,列管物品等. 演講費:報給佛教學系,佛資組國內外演講費各一場. 出席費:報給佛教學系,佛學資訊學程委員出席費.
編列預算流程： 拿到當年可編列的預算額度 擬預算草稿與主管討論 主管同意後，在人總會＼選當年學年度＼複製去年度更改 列印概算＼主管用印送至會計室 會計審過後,將系統打開,於8/1日可以使用. **新專案或超出去年預算要提案主管會報(上提案簽+貼主管會報提案)。預算50萬以上者還要提行政會議通過。
勞務承攬
- 委外承攬人員：委外性質計件或計量
一、委任流程
1.任用簽呈內容： 承攬人員可僅在校公開徵求。不用登104（視需要） 勿用月薪用酬金，質由誰控管，最好能量化,新人資料送出納建檔，表格於Y:\圖資館\DA\10行政\96表格\人事 任用簽會人事、會計，不用會總務組 2.二週內簽訂承攬契約 3.每月15日交付人事室,當月30日撥款。如果20日交人事室，要隔月才能撥款。（會計每月收件2次,即每月8日及20日。）
二、人總會申購時附: 1. 公文 2. 承攬契約
三、第一次核銷時: 1. 公文(第一次) 2. 承攬約(每次) 3. 工作內容表 4. 印領清冊
四、第二次之後核銷: 1. 承攬約(每次) 2. 工作內容表 3. 印領清冊
五、申購及核銷:
申購:於人總會系統一次申購 http://haa.ecampus.dila.edu.tw/alltop/ 選自行採購，人事類請購單 上傳附件:公文+承攬契約
核銷: 分月核銷 品名記得寫核銷月份 所得清冊:50 非固定薪資所得, 扣取項目50 及寫明勞務費或酬金，勾選自動產生付款明細。 附件:公文+承攬契約(第一次申請時)+工作內容表，第二次及以後申請時附公文或承攬契約。 列印:所得清冊及用印，如果公部門就要再列印黏貼憑證。 印領清冊的備註欄寫明申報月份、人名、金額.如印領清冊備註欄字太多,則修改此處.
申請科技部補助
1.申請期限:12月底 2.研發:繳交送出 3.每大類的標題列及下擺的頁碼要留著 4.注意報告格式及字型統一
短期訪問
1.學者短期至校訪問 2.上網申請 3.等候通知結果 4.通過時,上網繳交報告(PDF)及輸入經費,網頁送出後,研發不用再送出一次 5.備函核銷:上函附 (1)收支報告(由研發列印) (2)收支報告至各單位核章時，即可向出納申請收據。 (2)核准函影本 (3)領據 註:(1)短訪人士是外籍人士時,個人不用繳交健保補充費,但學校機關仍要繳交二代健保補充費。 (2)外籍人士所得要扣20%,於發生費用10天內由出納向稅捐單位繳納。 (3)DDBC會計:附須附人事室提供的「投保單位補充保險費繳款書」
補助國內舉辦國際會議
參以下連結(範例DADH 2018): Y:\圖資館\DA\1行政\09預算\107學年度\DADH2018研討會經費\02.科技部
老師出席國外研討會
- 研發組提老師參加國外研討會預算
每學年2名共144,000（含機票、註冊費，無生活費補助) 業務單位處理國外差旅費原則：當發生國外差旅費時 1.申請科技部補助 2.當1. 沒獲補助時，經教研會通過校內補助
- 申請校方或科技部補助前，先判斷出國參加研討會之性質：
1.校方指派：性質為參加會議或投paper。公假，補助機票費、註冊費（全額，出列人事室預算） 2.學術交流：投paper 允公假，補助機票費、註冊費（出列研發組預算）
申請科技部出席國際會議補助時: 一、申請補助時注意事項:
1.注意論文類別 2.一定要全文論文及三年內參加的國際會議，*是必填， 3.繳交送出後經研發送出，狀態從繳交送出→審查中。繳交送出後才可看預覽列印，預覽列印有誤時請幼如退回 4.不能用補件，等國科會徹銷後，也不能刪除原案，要另起一案 5.待國科會來函，通知有無通過,如無獲國科會補助,即提案教研會申請校內補助,不用再寫簽呈,經費由研發核銷
二、經教研會通過後上簽呈
1.簽呈內所需資訊: 1)邀請函： 2)會議日期： 3)主辦單位： 4)會議名稱： 5)會議地點： 6)發表方式： 7)論文英文名稱： 8)論文中文名稱： 2.各項差旅費由誰付擔： 1)機票費 : 2)註冊費： 3)生活費： 3.此行有無獲得科技部補助 4.請假：受邀請公假或年休等。雖有差旅費產生，但不請公差假,公差假定義：學校指派。 5.調課情形 6.預借經費申請單（沒有預借就不用） 7.附件:填出差申請單及調課單
三、請假
1. 附簽呈 2. 會教務組→人事→會計→如果有用到秘書室預算也要會秘書室→會計
四、填假單(本人填寫或代理) 1. 請假天數假日不算，但生活補助費連同假日一起計算 2. 附通過後的簽呈，用複製為連結再貼上請假單
五、獲科技部補助： 函送會計，補助金額由研究助理輸入人總務會系統
六、人總會系統申購
1.返國後1個月內核銷。收集相關單據:電子機票、登機證、票根、代收轉付收據、或註冊費收據等。 2.上傳國內外出差旅費報告表(如出研發學術交流預算，生活費非全額補助)及國外出差申請單 3.生活補助費(依中央機關補助標準)，飯店收據不用，可按日支額計算(從出發當天算起(100%補助，出差旅費報支要點沒寫)到結束的那1天(30%補助) 參考：Y:\Projects\00各專案共用\01行政\07法規\國外出差 4.滙率換算:以要計算的前一天的即期滙率賣出計算,查詢台灣銀行歐幣兌換台幣時,比較幣別不用選,頁面呈現的即是台幣。 5.如出差費１０萬，獲補助９萬，填總務會計系統申購單９萬，並於註明欄說明細項支出明細 註：國外差旅費各項支出收據日期，不用一定要大於申購日期。
七、人總會系統核銷
1.核銷:檢附單據，核銷與校內程序同(國外出差旅費報告表用科技部表格較好用) 2.個人領據—不用填，以出差單即可 3.單據參考：洪老師9809至美國密西根複本 4.經費核銷時，於科技部網站繳交送出後不用再經研發繳交送出
八、上簽呈(函稿)
九、憑證及報告表裝訂成冊交秘書室
十、科技部出差國際會議報告繳交
繳交時間：結案後3個內
十一、國際差旅費使用研發預算時
1.寫出差報告表 2.請研發組開放權限請購核銷人總會系統 (簽呈+出差報告表當附件)
舉辦研討會（以DADH 2018為例）
申請校外單位補助
一、申請校內同意函:(範例101學年度長阿含經研討會;公文序號10102788) 以簽核可後→再以函稿，校方出具同意函給蔣基會(附本給DA)→海報掛以感謝貴會補助 二、申請科技部補助國內舉辦國際會議時,參以下連結: Y:\圖資館\DA\1行政\09預算\107學年度\DADH2018研討會經費\02.科技部 注意:1.科技部核銷時,一定要細看要點及經費結報注意事項。 2. 預算收支表一定要收支平衡. 3. 萬一退件時: (3.1)請研發要求科技部繳交退回\經費或...更正\再次繳交送出\ (3.2)點選檢還書函\新增簽稿\新增簽\擬好內容後左上角選簽稿並陳\右上角選檔號\核章\加附件\附貼簽稿 (3.3)新增函稿\擬好函稿後,左下角選正本科技部,傳遞方式:紙本\副本:選本組,,傳遞方式:紙本\備齊附件 (3.4)行文完成後\送發文\紙本附件送文書室。 4.收到科技部通知函款項匯入時: (4.1)於函中新增簽稿 (4.2)附貼簽稿
申請校內經費
1.編列預算，含義工意外險費用→預算會議通過後輸入人總會系統。 ＊＊注意：如果107學年度舉辦，106學年度就要編列文宣品印製費，及美工人力費。 2.提主管會報提案討論(先以簽行文再貼至Z槽秘書室提案單),討論許可後→再經行政會議通過→上研討會簽，附支用表。 Y:\圖資館\DA\1行政\09預算\107學年度\DADH2018研討會經費\03.公文+人事\公文
會議規劃
小組硬碟https://drive.google.com/drive/u/0/folders/0APQXnlWczVJAUk9PVA
各組分工
分享各組分工文件: https://drive.google.com/drive/u/0/folders/1FOUKAT7koD7okVPEOje5sGCu3wXqM4ze
各組應特別留意事項
1.大會 (1.1)組別分工 (1.2)主持人主持各組組長會議 (1.3)加班簽(提醒同仁連同加班不能超過12小時),校編可折現或補休,部編只能補休. (1.4)於研討會專屬郵箱成立連絡人群組,以利消息發放.例如所有參加者、或論文被接受者等。 (1.5)預算相關: (1.51)有關借支:如預算數為10萬,匯廠商款6萬,借支就不能超過4萬,否則帳務需調整很麻煩。 (1.52)單據匯款費+借支核銷費=實際核銷數. (1.53)借支回存時,於人總會複製一筆,下拉選借支回存. (1.54)貼各項單據於黏貼憑證時,一張張翻起往下貼,往上貼會黏到重要資訊. (1.55)以支用表製作借支、借支回存及實際支出表格. (1.56)鐘點費核銷：具領據簽收、護照或身份證影本。人總會填所得明細，如果付現金給老師，付款明細不用填。 Y:\圖資館\DA\1行政\09預算\107學年度\DADH2018研討會經費\07.身份證及領據 (1.6)授權書掃描及各項文件規檔. https://drive.google.com/drive/u/0/folders/1xGLrJcTGc7PxICazUTiK1UW31SlIKgZs
2.研討會網頁及報名網頁 (2.1)極早開發大會網頁,隨時上傳消息. (2.1)研討會網頁:http://dadh2018.dila.edu.tw/ (2.2)註冊報名網頁:https://registration.dadh2018.dila.edu.tw/index_reg_port.php (2.3)粉絲頁:https://www.facebook.com/DADH2018/
3.文宣組 極早成立文宣組,及選定組長,以便提早宣傳。 https://drive.google.com/drive/u/0/folders/1HVgGcRq-5Zva0Jy5NPKmf6sUNdsZpq0R
4.文書組 (4.1)對於大陸非自由行學者,來台手續繁頊,更甚要求聲明書,故要有專人處理往返文件。 https://drive.google.com/drive/u/0/folders/16ik_8jCYZ9z5jOhzsGwmf-YYHRQ9IGTS (4.2)文書組組員最好是大會核心人物較好,編輯數位論文及大會手冊修改較容易,且溝通方便。
5.餐飲組 (5.1)義工要加保意外險 (5.2)當點各場次報用餐人數.
6.接待及交通組 (6.1)接待組建議,將接待及交通組合併成一組,以利交通調度接待使用。 (6.2)接待組工作包含住宿接單、離單、短程接駁、住宿櫃台服務，以及交通車訂定、押車等。 (6.3)人力分工上，耐操者與貴婦型人力平均分配，以免整組都是貴婦，無法運作。︿＿︿ (6.4)接待組人員,不一定考量有車者,因為同仁未必肯以自己的車當公務用。 (6.5)校園接駁可在報到組櫃台填寫需要搭車時間,再由接待組同仁安排接送. (6.6)抵達遊覽車平台者可與參學室商量,以服務中心GC108教室分機通知有人抵達需接應。
7.報到、服務中心組 (7.1)需要1台印表機。可跟館長研究室借用。 (7.2)NB 1或2台。 (7.3)規劃收費動線--非常重要。每人1張套表流程,每完成一個流程即打勾. https://drive.google.com/drive/u/0/folders/1sDB-xaE1icSsXYWyerKOJDtEWZddrb4c (7.4)學者借用萬用插座沒還時--或以證件押著。因為登記電話也找不到人。 (7.5)報到者要簽到.
8.出納 住宿費收據，提醒參加者不能報租賃,要報92其他。
舉辦工作坊(以2017Space and Cyberspace Workshop為例)
工作流程
P:\2017Space and Cyberspace Workshop\工作坊.xmind
機票費申請及核銷
一、給付機票費時,由學者簽領據。機票所得不用扣稅。
二、人總會申購流程：
附公文、匯率表、機票資訊.
預借時，以第一銀行匯率表的賣出即期匯率換算美金(可多算些)＋手續費NT$400=匯款金額,預借對象填zzz03(出納--薪資...)
三、匯款流程:
填匯款單:
填好匯款單後mail至第一銀行周小姐先確認匯款單有無問題 i17039@firstbank.com.tw 2891-3921~203
以memo紙填上機票美金金額-手續費400,貼在匯款單上。
如果匯款幣別是泰銖,但匯款地是斯里藍卡,匯款幣別還是以美金填寫較妥
四、秘書室及校長室用印
附件:預借單(由人總會自動產生)+公文或請購單+匯款單一式二份
預借單5萬以上簽至校長
會計室
以上所有附件送至會計作帳
出納
會計完成作帳後,送至出納拿取款條至雲來寺匯款(因第一銀行每天會到雲來寺)
五、核銷
領據金額=金額等結水單後再填
核銷人總會系統:將核銷的那一筆複製/點選預借回存.以水單及各項附件核銷,沖預借zzz07.機票票根等資料留著,等核銷時再送會計。
舉辦演講
- 演講流程 Y:\圖資館\DA\10行政\07演講與受訓
- 如沒有演講費,公文不用會總務處，除非有住宿。
舉辦成果發表會
務必收集講者簡報檔、報名者清單.
1. google 報名表單 https://drive.google.com/drive/u/0/folders/1Od7mtLMf1dR_qigqsatph1jHddTFxdYy 2. youtube結集影片 以da1帳號進入,在youtube按右上角數位icon選youtube工作室. 資訊主頁\上傳影片 內容\改公開或不公開 時間戳教學 https://mail.google.com/mail/u/0/?tab=rm&ogbl#inbox/KtbxLzflczXBhKvDsBrlFRcFCgRpdcQWHg?projector=1 自動字幕功能教學 https://support.google.com/youtube/answer/6373554?hl=zh-Hant 3.上字幕軟體 https://www.playpcesor.com/2020/01/pytranscriber-auto-subtitles.html
邀請外籍學者至校演講流程
1. 尋求經費來源 科技部專案有學者來台費用,補助機票及日支額,範例104.05.18維習安博士至校演講 Y:\圖資館\DA\10行政\07演講或座談會\1040518 維博士 2. 上簽呈及申請住宿 3. 預借 4. 申購及核銷 領據：外國人演講費(9B)5,000(含)以上扣6%所得稅，附護照影本。 外國人日支額以(50)非固定所得，扣18%。 申購：演講費以總額申請 核銷：附各類所得扣繳稅額繳款書＋預借單＋領據。 參考範例:「日本京都大學人文科學研究所」維習安教授（Christian Wittern）至校開立工作坊 Y:\圖資館\DA\10行政\07演講或座談會\103.03.07維習安博士
邀請本國學者至校演講流程
1. 出納鍵學者資料(附身份證,銀行帳號影本) 2. 依演講費支給標準,演講費連同交通費,寫在同一張領據. 3. 錢由出納匯入學者帳號.
演講費鐘點費(9B)與授課鐘點費的不同
（９Ｂ）演講鐘點費 不屬於訓練研習課程的一部份，對外公開性的演講 所得類別： 演講費：沒有特定對象,18萬免稅。所得類別與費用說明輸入演講費（9B）。 代扣補充保費：免扣取 費用說明：演講費 交通費：所得類別輸入50,費用說明輸入（50）交通費 核銷時要分開Key所得 **有印領清冊時,黏貼憑證的驗收欄就不用蓋章（同仁證明）。
（５０）授課鐘點費 屬訓練研習課程的一部份，沒有對外公開性的演講 1.辦理研討會，發表人、主持人、評論人、主題演講...等 發表費、主持費：非固定薪資 交通費：非固定薪資 核銷時要分開Key所得 2.演講費：非固定薪資 交通費：非固定薪資 核銷時要分開Key所得 3.出席費：50薪資，出席會議者填人總會所得清冊，代墊者填付款付款明細。
演講相關行政
1.安排住宿及檢查住宿是否缺乏日用品 2.上下山交通安排 3.發信公告演講內容及再次提醒 4.餐敍時間及餐廳安排 5.住宿KEY及門卡、錢、領據、行程（含房間電話）、信封(寄回機票票根)給講者 6.要護照影本
7.會議中的茶水或點心
8.退宿時收回key及門卡，收回自墊用的物品。
訪問學員來訪(在學之博士生)
- 內部流程及觀念:
1.本組接到訪問學員申請信件時,了解狀況後當轉室申請窗口:研發組 2.住宿如超過3個月,即須送教研會審核,3個月以下則上簽即可 3.訪問學人(學員)申請作業要點 Y:\Public\研發組\01研發組相關法規\-0101本校法規 4.訪問學之簽名申請表, 表格:Y:\圖資館\DA\10行政\96表格\人事 5.住宿費每日150元,訪問學人(教師或學者級)每日75 6.如果是實習生(碩、博士未畢)切結書中雙方要遵守的內容(免費提供實習，學校不付任何費用)
- 申請必備:
1.學歷證件證書 2.推薦函 3.研究計畫 4.簽證自理 5.相片
- 大陸生入台簽證手續:
1)入台許可申請表、照片一張(照片規格請注意依照表上所規定) 2)職務證明--由對方發一證明函件，註明職務。 3)申請表上的照片請浮貼後，連同職務證明書一併寄給研發組，以便辦理入台許可證 4)台灣辦理入台許可證，在收到文件後，約需20天左右(包括校內的行政流程)。 5)領到入台許可證以及敝校提供給的邀請函，再依此至各國台辦辦事處，辦理「赴台証」，領到證後，方能赴台。 6)收件窗口：市民宗局--> 省民宗局-->國家宗教局-->國台辦：發赴台証 送件到市民宗局，照說各承辦機構就會往上一級單位送件，不過有時牽涉到各單位的辦事效率，所以，如果可能的話，要不時去詢問申請案件的進展。
TEI年費滙款
一、有館長代墊時 (一)先上簽呈 (二)人總會請購:附繳費通知＋發票+匯率表（滙率以前一天的收盤即期賣出滙率） (三)館長代墊 (四)核銷:以信用卡付款明細當紙本附件，受款人代碼：先付帳者。
二、無人代墊時 出納匯款: 1.先至總務會計系統申請 16，000(年費通常是美金500,換算即期賣出匯率，或許16，000)，記得填自行請購。 （註：比實際換算金額多500(滙差及手續費) ）附件：繳費通知＋發票+匯率表（滙率以前一天的收盤即期賣出滙率） 2.填滙款單，滙款單申請日期不用填 (申請單位就是用印之處，蓋學校的大小章)， 3.填預借單 4.填用印申請（如果有公文，就不用用印申請單）蓋好滙款單後＋預借單送會計室+公文───２～４送會計 5.待出納實際滙款後產生實際金額後執行6 6.新增發票，於總務會計系統填實際滙款金額(含匯出手續費+郵電費)，印出請購單及黏貼憑證用紙，受款人代碼：zzz07(預借款核銷時) 身份別：校內職員→送會計室 註1：有流用時上簽外尚須於人總會填流用申請單,館長決行即可,列印送會計. 註2:原件中 c/o (care of ) Daniel V. Pitti， Associate Director 指此人收件 wire transfer 電滙
譯稿
以文件字數、難易度計價 約每1個中文字 １.３元 ～ １.８元 或參學出組有個標準表。
參訪
- 申請導覽:參學室vedus@ddmf.org.tw 02-2498-7171#1350~~55 廖春蘭~1350*
- 參訪控管流程
- 申請表格Y:\圖資館\DA\10行政\96表格\參訪
網站購書
- 金山統一超商：金全清水路52號 24081935
- 網路購書時，匯率換算用即期匯率／賣出
稽核
1. 稽核組發內控修改通知,大家可更新內控檔案. 2. 稽核委員會開會決定稽核日期→公告各組被稽核的項目. 3. 被稽核的項目樣張準備好,放入卷宗內,外標XX項目. 4. 稽核的2週前會給稽核自評表,請各組填妥. 5. 內控手冊如果控制重點不詳盡,則會回到寫得比較詳細的作業程序.
他組相關
會計室
預算
- 經常門與資本門不得互為流用
- 專案經費與學校經費不得互為流用
發票
發票 抬頭 統編 備註 二聯式 法鼓學校財團法人法鼓文理學院 X 內含稅（5%營業稅） 三聯式 法鼓學校財團法人法鼓文理學院 要 外加稅（5%營業稅）,扣抵聯與收執聯都繳會計室 收據 法鼓學校財團法人法鼓文理學院 要蓋店章
統編:39994961 抬頭:the official invoice address, 統編:the number of government unified invoice
預借款項
預借現金
- 人總會填請購含借支，人總會收款對象編號ZZZ00。核准後，列印預借單（含列印請購單）。預借申請單支付對象：出納—入金山農會）送會計→會計送出納→出納通知領現。
- 核銷:預借尚有金額時，沒有用的款項選複製，再選借支回存。有剩餘款項選借支回存填要回存的款項，再點選此次核畢。付款明細不用處理。（圖館週附件只要上傳領獎項清單）
有現金回存時流程:先至出納繳現在,開立收據秥貼在秥貼憑證上→送會計。
獎勵金匯外國人,以美金匯款時:
- 外匯預借時，人總會系統收款對象填ZZZ03(外匯帳號)。核銷亦同。
- 要列印出預借單給會計(連同簽呈附件)後給出納至銀行匯款。
- 匯美金到國外時,以美金結匯,手續費加郵電費共400外加。
- 人總會於該筆帳選複製，點選預借還回。
- 付款明細及所得明細不用填寫
- 若是zzz07(類別:校內職員)預借時
- 預借款項核銷時，請購系統受款人選擇受款人:zzz07(類別:校內職員)沖預借核銷，以避免帳務重複付款。
現金與即期匯率
1.現金匯率: 是指你手上持有現鈔時，跟銀行交易時使用的匯率。 由於銀行持有現鈔會有一定的成本，所以現金匯率的價格一般會比即期匯率來的差。 2.即期匯率:是指你的外幣存款帳戶要轉存到新台幣存款， 或是你收到的外幣匯款要轉存成新台幣存款， 或是新台幣存款要轉存到你的外幣存款時，所使用的匯率。 3.銀行買入價:是指銀行用新台幣跟你買外幣的價格。 4.銀行賣出價:是指銀行賣給你外幣的價格。
人總會系統
開放給他單位使用
單位預算編列\查詢\維護\明細\編輯部門
代墊
代墊時:
所得清冊填當事者及應繳的稅金(點選不自動產生付款明細)，付款明細填代墊者。
註： 1. 二級主管簽核權限10,000元以下 2. 一級主管到50,000元以下
申購
1.選一般或專案 2.多人的酬金可以一筆申購 3.填主單、預算明細、請購明細不用填,上傳附件→簽核。 4.欲加簽時,選該員/串簽/加簽 5.申購物品欲抽回時,在簽核區/經手夾/抽回
申購機器核銷
1.視金額大小決定一般請購(金額大)或自行請購(金額小) 2.申請及核銷同勞務費。注意:申購金額一定要與估價單相同，如申購金額難以估算（如匯差）時，則可多出核銷金額，但要以mail告知會計室會計單號及金額，以便結案。 3.於人總會系統填財產增加單及附照片。 4.申購金額未達五萬元者，請附上1份報價單掃描並上傳當附件。 5.申購金額五萬元以上未達十萬元者，請附上2份報價單掃描並上傳當附件。 6.申購金額十萬元以上者，請附上3份報價單掃描並上傳當附件。
申購機器付現時
1.若有代墊現金款項，請廠商除開發票外，需另外開一張收到款項證明單，蓋大小章，於核銷時附上。 （避免廠商再跟學校請款，另也證明廠商確實有收到代墊人所付之現金款項）
請購抽回
附件先附未完成決行的公文時,待公文決行後,於經手匝(未結案)抽回重新附上完成的公文。
請購退回
選部門\退文匣\轉新單
觀念
- 凡有估價單者,申購金額必定要與估價單相同。除國際研討會購買雜物或沒有估價單者除外。
- 凡有領據或印領清冊，人總會系統以人事類請購申請。
- 個人有簽領據者，要列印人總會系統的印領清冊。
零用金
1.會計室\法令規章\零用金設置及作業要點 http://account.dila.edu.tw/wp-content/uploads/2016/11/%E9%9B%B6%E7%94%A8%E9%87%91%E8%A8%AD%E7%BD%AE%E5%8F%8A%E4%BD%9C%E6%A5%AD%E8%A6%81%E9%BB%9E.pdf 2.人總會系統\零用金\支用請款作用\新增主單後於下方新增一筆點選預算編號\印出零用金申請單→會計蓋章→總務領錢。 2.1 所得清冊及物品增加單免填 3.誰可以管理零用金？ 視工作需要，符合規定者，而上簽呈才可奉核。 4.什麼情況下使用零用金？ 緊急狀況下的付款才使用零用金。例如：郵資、橡皮擦、計程車。 申請方式，例如：每月申請5,000元，單次可購3,000元以下
總務處
增加銀行帳號在人總會
廠商：營繕組泰隆 個人：出納
資產
- 固定資產:1萬元以上，5萬元以下，使用年限二年以上，屬設備費。
- 電腦軟體（科目1421），1萬元以上，屬設備費。1萬元以下，以列管物品視之，列管物品又分消耗品及非消耗品（使用二年以上）。
列管物品
- 列管物品:1萬元以下,使用年限2年以下,以業務費經常門出列。
- 非消耗品不論金額,為列管物品，例如請購書籍（填財產增加單）。消秏品反之。
借場地
於人總會系統場地借用系統登記
交通
- 車資申報:１公里以3.4元計算
- 交通車:
訂交通車不一定要有ddbc的gmail 乘車資訊: 當天來校交通資訊 【校車】 早上 7:00 於忠孝新生站發車往法鼓山,行經聯合報。約 7:55 到校。搭校車須事先登記。
【國光號公車】 由台北公車站西站A棟發車，搭乘開往法鼓山的班車： http://www.kingbus.com.tw/down2.php?li_code=1A010403
- 私車公用
1.填私車公用里程申請表 2.每公里補貼油費3.5元 3.加油發票,填車號。
電信
- 中華電信群組：行政中心總務處周佳玲2893-9966#6436
- 國際電話
查詢:100 打室內 0+009+39(國碼1~3)+718(區域碼)+5926593 打手機 009+39+922912215
住宿
- 貴賓住宿上簽呈時，註明因貴賓不收住宿費。或臨宿400，住雅房二人型。
- 義工住宿免收費用(以義工資料表及臨宿表到總務跑流程後當附件,上人總會申請。
附檔有義工資料表及臨宿申請，麻煩填寫回傳)，部分或承攬人員專案每月收1750元(臨櫃繳)。如果半個月身分是部分工時人員，半個月身分是義工，則月初繳交的住宿費可退，只是行政手續較麻煩。
- 訪問學人:教師級,非學生,住宿每日收400元(2人)
- 訪問學員:碩博士生,在學,住宿每日收300元(2~4人)
- 臨宿200元
專任老師申請住宿 1. key每週取、還 2. 有時會有共住者，會以mail 通知 3. 一次200，每月清一次房費。 4. 申請路徑－－人總會系統＼臨時住宿＼臨時住宿：寒暑住宿作業
郵資
每學年編3萬於總務,以零用金方式核銷.
郵寄
- 地址:20842新北市金山區法鼓路700號
- Dharma Drum Institute of Liberal Arts
- No. 700, Fagu Rd., Jinshan District
New Taipei City 20842 Taiwan, Republic of China
- 金山郵局電話:2498-2140 查詢郵件:24987635
- 郵局全球資訊網：可以單據查郵件運送情形
快捷與航空 快捷 762元約1週可抵達 航空 273+(如有掛號加45約20天抵達） 大陸只有航空，約7天可到達，2公斤約600元 大陸有速遞，文件以西式信封寫好，至窗口投遞 英、德只有航空沒有海運,寄印刷品費用183元
- 郵寄包裹 包裹單+國外：塡商業發票 (大陸(有紅字)與其他外國包裹單不同)
查詢國際包裹電話：基隆進口股2431-2101~30 金山郵差:24987635
- 寄國外重要郵件:回執費（一定是掛號）有收據。所以郵資是基本郵資＋掛號費＋回執費
以零用金郵寄時： 3000元以下可用零用金申請(零用金表示緊急狀況使用),3000元以上要申購
核銷時:檢付零用金申請單+購票證明單+包裹單.如沒有包裹單,則以紙張另寫上郵寄日期、內容物、金額等明細.
出納
所得類別說明及扣繳稅率表:以下路徑的簡表的金額要配合扣繳稅額表修正。 P:\00各專案共用\01行政\010人事\所得稅
- 個人資料表建立由出納負責，廠商由營繕組負責。附個表資料表格＋存摺影本
- 核銷時領現：先告知出納及紙本核銷單註明已代墊姓名、及需領現，會計系統核銷時選金山農會(zzz00)類別:校內職員，錢會先匯入金農，再跟出納領現。
- 酬金匯款日：8日之前送15日匯款。20日之前送30日匯款。
- 以零用金買書：一月一次為限，用途寫請購參考書籍
講演鐘點費與授課鐘點費之區別如說明。 一、公私機關、團體、事業及各級學校，聘請學者、專家專題演講所給之。鐘點 費，屬所得稅法第 4 條第 23 款規定之講演鐘點費，可免納所得稅，但如與 稿費、版稅、樂譜、作曲、編劇、漫畫等全年合計數，超過新台幣 180,000 元以上部分，不在此限。（演講費--9B）。
二、公私機關、團體、事業及各級學校，開課或舉辦各項訓練班、講習會，及其 他類似性質之活動，聘請授課人員講授課程，所發給之鐘點費，屬同法第 14 條第 1 項第 3 類所稱之薪資所得。該授課人員並不以具備教授（包括副 教授、講師、助教等）或教員身分者為限。（鐘點費--非固定薪資 [50]）。
三、講演鐘點費係指聘請專家、學者於公眾集會場所專題演講之鐘點費；而訓練 班、講習會及類似性質之活動，不論有無收費，其講師（授課人員）與補習 班老師、學校老師等須按排定課程上課之性質相同，即使排定之講授課程名 為專題演講，仍因係在上課場合為之，有上課之性質，應屬薪資所得。（鐘點費-非固定薪資 [50]）。
盤點
於人總會系統/財產管理/盤點作業/查詢方式選部門/列印盤點清冊pdf→盤好的物品打勾（部門的同仁可自行打勾，也可由單位財產保管人統一打勾）→存檔→列印部門盤點清冊(列印出來的報表會有使用狀況欄位)。記錄表及盤點明細表主管用印，不用寫日期。 報廢： 已報廢：表示已列印財產報廢單給總務處. 決行：表示未列印財產報廢單給總務處,所以要印會計聯及總務聯給總務處財產管理者. 移轉: 部門管理人可辦理該單位財產保管人的財產或列管物品移轉。 查詢方式:單位,選原保管人,選單位,類別:不同部門或同部門。
人事室
組織
- 行政處1：教務、學出組、研發、推廣、語言翻譯中心
- 行政處2：學務組、總務組
人事徵求
正式職缺
1.該員填寫離職單 2.簽呈附辭呈、應徵條件、人員需求申請表（應徵條件中連絡的email用人事室），會人事室 3.職缺公告二個星期 4.內部訂定主管及人事室可面談時間
委外承攬相關
專案約用非學生可用「委外承攬」。
專案或校內經費約用外國學生以承攬進行時,酬金要扣6%的稅金。
承攬如果在校內有二項承攬,總金額最好不超過3萬元。
進入校區工作，期間高於三個月的委外人員要辦理良民證。
教師升等
1學期1次辦理，9月底前提出，先經系所級教評會（碩班及學士班教務輪流當紀錄），系所級通過後，再經校級（人事室負責），此時人事會有一些線上資料請老師填寫,但在系與校教研之間就會陸續送外審。
聘用外國人
1.須全職 2.技能希有 3.上簽呈(含上網徵求人事) 4.應徵及面試 5.人事確定後上簽,及核可後簽訂專案計畫約用請核單+專案僱契約書 6.人事室協辦工作證7天(附護照影本、學歷影本、協議書、照片等) 7.當事人自行辦理居留證
- 外國人在台稅金算法:超過183天稅金百分之六,未超過183天稅金百分之二十
申請工作許可證
依勞委會相關法令 本校外籍生於校內工讀或擔任國科會兼任助理者需申請外國留學生、僑生及華裔學生工作許可。2014.01.06
申請書: Y:\圖資館\DA\10行政\96表格\人事\工作許可證
應備文件如下 1.申請書。(如附檔) 2.學生證影本。（直接黏貼於申請書上） 3.申請許可須經學校同意，並於申請書上加蓋學校輔導單位戳章及單位主管簽章。(請學務組製作學校同意函) 4-1.僑生在華就學之最近一學期之成績證明 4-2.外國留學生正式入學修習科、系、所課程二學期或語言課程一年以上成績證明。 5.繳交審查費之郵政劃撥單收據正本（每人新台幣壹佰元整），申請人可至郵局利用郵政劃撥繳納，戶名：行政院勞工委員會職業訓練局聘僱許可收費專戶，劃撥帳號： 19058848，或至本會職業訓練局收費櫃台繳交。 6.有效期間之護照影本、居留證正反面影本。 7.外國留學生除檢附前六項文件外，另應檢附下列各項之一之相關證明文件或特殊語文專長證明。但具特殊語文專長之外國留學生經教育部專案核准，得於入學後於各大專院校附設語文中心或外國在華文教機構附設之語文中心兼任外國語文教師者不需檢附，惟須加附教育部專案核准證明文件影本。 (1)其財力無法繼續維持其學業及生活，並能提出具體證明者。 (2)就讀學校之教學研究單位須外國留學生協助參與工作者。 (3)與本身修習課程有關，須從事校外實習者。
繳稅
薪資計(50),以國內基本工資21,009X1.5%=31,514,超過31,514要扣18%所得稅,不超過要扣6%所得稅(儘快給出納，10天內出納要報稅)。
人事聘僱用用語
- 聘僱：聘為老師級，僱為專案助理級
1.聘任：老師級,有僱主關係，有提撥勞健保。
2.僱用：專案研究助理,有僱主關係，有提撥勞健保。
3.約用：承攬，以約定之，無提撥勞健保。
4.承攬:委託承攬以量或以時計價，不用至校，但要規範工作期限,無勞健保
5.部分工時人員:部份工時人員：工作性質難以件或量計價，故以時間計算，業務單位可自行規定到校天數。如圖資館工讀生，有勞健保
勞動部法規
https://www.mol.gov.tw/topic/23616/
團保（即意外險保）
- 團保費用編列及核銷單位：人事室
- 有團保的人：DILA 臨時勞務人員,領月薪者.
- 外來補助專案：專任研究助理有團保(學校付擔)。
- 無團保:校內補助專案專任研究助理及委外.
- 中華佛學研究所專案：專任研究助理人員薪資及人事流程同保科技部規定，有團保。承攬人員則無。
基本工資及時薪
109年基本工資月薪23800元、時薪158元。
勞保
- 勞保保費查詢
https://www.bli.gov.tw/0014162.html
一、有一定雇主: 被保險人類別:有一定雇主員工參加就業保險 **外籍人士:被保險人類別:有一定雇主不參加就業保險 普通事故保險費率：內定 月投保薪資:36,300(碩級) DILA 已調至37,909 (級距38,200)108.04.23註記. 天數:30天(整月份請選30,不足月請依實際到工天數) 適用職業災害費率：0.11% 參查詢頁面 Y:\圖資館\DA\10行政\01人事\保險\勞健保\勞保查詢頁面 保險費由被保險人負擔20%，投保單位擔70%，其餘10%，由政府補助。http://bit.ly/13vTt5l 二、無一定雇主：http://bit.ly/13vTt5l 普通事故保險費及職業災害保險費，由被保險人負擔60%，其餘40%由政府補助。 三、無一定雇主或自營作業而參加漁會之甲類會員:由被保險人負擔20%，其餘80%由政府補助。
健保
- 健保費查詢
http://www.nhi.gov.tw/information/paycount.aspx?menu=18&menu_id=679&webdata_id=3444&WD_ID=732 選:公民營事業、機構等有一定雇主的受雇者 查詢參考頁面 Y:\圖資館\DA\10行政\01人事\保險\勞健保\健保查詢頁面 健保諮詢服務專線：0800-030598 健保局網站：http://www.nhi.gov.tw
勞退金
- 以月薪資級距X6%,碩級級距36,300(薪資是36,050)
- 外籍人士不攤提勞退
勞健保費計算參考
法鼓文理學院研究發展組 http://rd.dila.edu.tw/?page_id=728 勞工保險局109/10/30公告，110年勞保費率調整為11.5%(原為11%)，以上費率均含就業保險費率1%，基本工資調整至24000，基本時薪為160。
福利金
- 以月薪資(例36,050)X千分之5，公提（由人事室編列）及自提（扣自己的薪資）各是180~XXX。
二代健保補充費－－個人負擔
https://www.nhi.gov.tw/Nhi2/QA.aspx? 1. 50 兼職薪資所得(委外適用):於2013（102年）年1月1日實施，依法令規定有7項特定所得者,即需代扣二代健保補充保險費 (1)主持費 (2)兼職薪資所得(50) (3)租金收入 (4)執行業務收入 (5)獎金 (6)股利所得 (7)利息所得 2. 衛服部109.12.31日新聞稿發布 2.1 110年健保費率調整為5.17%(原為4.69%) 2.2 110年健保補充保費調整為2.11%(原為1.91%)，未於本校投保健保者，所得總額(所得代號50)24001元以上須扣除補充保費。 2.3 加入公會者仍需提出保證證及保險繳費證明。
二、9B 執行業務所得 需繳交1.91%補充費
居住未達180天外師:超過5,000要扣20%所得稅,且10天內要給出納至國稅局報稅。 居住達180天外師:10%給國稅局(報稅時有18萬的成本可抵稅)。
二代健保補充費－－資方負擔
主持人的健保補充費資方負擔,人總會系統不用輸所得清冊,付款對象:廠商,付款明細輸入CCC,列印黏貼憑證.
專任研究助理
- 由於有固定雇主,故不用付各人負擔的二代健保補充費。
委外人員
酬金屬兼職薪資所得： 個人：以次計算，如上述繳交1.91％二代健保費。 *加入公會不用繳補充費，農保及漁保都要繳
學生
都不用繳二代健保補充費，沒有上限的問題,但要附加註冊章的學生證影本做證明。
本國人及外國人之演講費
1.演講費（非固定課程、人員）9B，與50（固定課程、參加的人員，舉辦工作坊）的不同
2.專家演講費513239,以9B報稅,18萬免稅。
3.本國人演講之演講費21,009以上(含)，要扣二代健保費1.91%
4.外國人演講費5000以上(含,9B)要扣20%所得稅,附護照影本。
本國人及外國人之鐘點費
1.本國人兼任所得(50),例如計畫主持費超過40,000要扣5%代扣稅金(稅金超過2000即要扣)
2.外國人的鐘點費以薪資計(50),以國內基本工資21,009X1.5%=31,514,超過31,514要扣18%所得稅,不超過要扣6%所得稅(儘快給出納，10天內出納要報稅)。
3.研討會發生的論文發表費所得視為薪資，上限為21,009元，才要扣二代健保費1.91%。
備註
以下以本校出現的身份別說明：
（一）不需收取補充保費者 1. 於本校投保健保之專任職員與國科會等專任助理 ->不需收取補充保費 2. 具有學籍之學生：若全月所領取之所的不超過19047之基本工資者，可免扣取補充保費(須出具學生証及無專職工作切結書) 3. 本校兼職人員、領取義工生活津貼者、委任承攬人員在職業公會加保者可免收取補充保費
（二）收取補充保費者 1. 在本校投保健保者全年獎金收入超過本薪四倍者 2. 在本校投保健保者申報執行業務所得者(9A及9B) 3. 兼職人員、領取義工生活津貼者、委任承攬人員(指非在本單位投保健保)的薪資所得5000元以上。(投保農保漁保者亦須扣取補充保費)
二代健保補充費--機關負擔
1. DILA校外專案要編列二代健保補充費年度預算（校內專案不用編） 2. 專任研究助理,有投勞健保時:(36050[本薪]-36300[投勞保級距])x1.91% 若差額小於0,本校無須負擔補充保費, 故無需編列機關負擔之二代健保補充費。 3. 兼任研究助理:336,000X2%=6,720元 4. 委外: 勞務費20,000X7個月=140,000 雇主負擔補充保費=140,000X2%=2,800元 5. 學生 勞務費8,000X7個月=56,000 56,000X2%=1,120元 6. 機關負擔：6,720+2,800+1,120=10,640 (雇主支付薪資總額-受雇員工投保金額總額) × 補充保費之費率（2%）
請假
- 公假與差假：公假:無費用發生 差假:有費用發生，申請前要上簽。
- 請假天數計算：公文與請假系統填寫請假天數時，均以涵蓋星期假日一起算。
法定假日
- 週六、日及國定假日，一年約115天。故上班日:365-115=250天
- 1個月的上班日:250天/12月=20.833天/月
基本工資
- 基本工資自106年1月1日起調高為21,009元，投保級距調整至22,000。最低時薪133元（學生同）。
(參行政院勞工委員會官網查詢 http://www.cla.gov.tw/cgi-bin/siteMaker/SM_theme?page=4e12daf9)
職章及名片製作
一二級及部編由人事會總務製作。校編由業務單位填位會總務製作
秘書室
法規 https://secretary.dila.edu.tw/index.php/rules/
用印申請
畢業證書、合約書、聘書……等重要文件已簽核，則附已簽核後之公文影印本，無需再填用印申請單。 如事先無法簽核或緊急文件，則請填寫用印申請單，並於說明欄說明依據之條件，如：何時會議過通、校長簽准等。
函稿、書函稿、同意函
- 函
1.寫函要外部單位同意授權時：先簽呈→簽核可後，在此簽內續辦→新增簽稿選函類別→附貼簽稿(附件才會出現)→陳核完成後→回到原處點選送發文。 2.要對方送回用印的紙本,函的收件者勾選紙本,我方本組勾選紙本會收到公文收發處的函紙本文件. 3.發文由秘書室直接發送。 參考檔案:善本授權合約書https://drive.dila.edu.tw/!#/CDkvR/05%E5%B0%88%E6%A1%88%E7%9B%B8%E9%97%9C/%E6%8E%88%E6%AC%8A/ 4.對方用完印後,發函至本校時:主旨:有關...一案.說明不用寫.擬辦:二份合約各給哪個單位.或陳閱後存查.→給檔號，附貼簽稿。
以校長名義發出的正式公文，上簽呈時按簽稿並陳。簽跑完流程後,看到函按送發文。 申請外部補助案時： (一)此案新產生時: 簽（內部用）＋簽稿並陳（回復外部用） 1.簽呈製作後送出 2.函稿製作：按函稿處理（會將１的附件帶出），內文完成後送秘書組以郵件寄出 (二)有後續發展時 用函稿＋以稿代簽方式。 將(一)產生的函稿當附件。
- 書函稿:以學校名義發給對方,較屬文件性質。
函稿範例(公文序號10102788)： 主旨：本校茲訂於102年10月18日至19日（W5~W6）舉辦「漢譯長阿含經國際學術研討會」（Dirgha-agama 長阿含經，Taisho 1），請 查照。 說明：茲同意本校圖資館承辦，敬請 貴會核予「國際合作學術研討會」補助款之申請。
書函稿範例： 主旨：茲同意本校圖資館於102年10月18日至19日（W5~W6）舉辦「漢譯長阿含經國際學術研討會」（Dirgha-agama 長阿含經，Taisho 1），請 查照。 同恴書範本(非用公函):
同意函範例： 茲同意本校圖資館於102年10月18日至19日（W5~W6）舉辦「漢譯長阿含經國際學術研討會」（Dirgha-agama 長阿含經，Taisho 1），此致 蔣經國基金會
- 復對方來函：100年4月15日史語字第1005050151號函。
範例:與中研院合作協議書 院方來函及協議書 函由校方秘書室收會數典組→數典組收函及承辦，簽此文時按函簽稿處理→寫好對方住址等資訊及復100年4月15日史語字第1005050151號函。 協議書用印：主持人＋法鼓佛教學院便章送秘書室
- 邀請單位人員至校演講，出具函(給單位用函，給單位的私人用書函)
1.原簽當附件 2.例如公文：張齡方
先簽後稿及簽稿並陳
先簽後稿：對於公文先簽辦經過上級批示，承辦人再依照批示的意見去擬稿，這樣的流程叫「先簽後稿」，所以這一個流程從上到下，重要的公文，有關於人民會計的公文，最好是先簽後稿，案子要經過首長的決定，之後我們才得知該怎麼做，內部這種公文，就用「先簽後稿」。但是不一定每種公文都需要像這樣子，有時候可以「簽稿並陳」。
簽稿並陳：簽辦公文時，先上簽(左上角點選簽稿並陳,公文用語：陳請核示),於簽呈內新增一個函稿(答覆對方的函)（公文用語：平行單位:請查照,下對上:請鑒核）,簽及函一起傳送,行文完成回自己後,函再按發文,文書組會根據函發文給受文單位)。附件有需各單位用印時,用完印後掃描給文書組當附件。
備註：兩趟把它併成一趟，送給上級「陳核」，稱「簽稿並陳」；假如是一般性的例行性公文，或是非常簡單類似這種公文，就可以公文意見簽完之後，也把函稿結果兩趟合起來給上級批示，這時是用「簽稿並陳」。
公文
公文代理
公文\角色\被代理人選自己\預約代理,選日期\代理人在右方組織結構選名字,拉至左邊代理業務的「全部」\儲存.
公文用語
- 寄附件給長官時，結語用：敬請 查收
- 條、項、款、目：
範例1 條：第八條 項：項不冠數字，空二字書寫 款：一、二、三等數字 目：（一）、（二）、（三）等數字，並應加具標點符號。 目再細分者，冠以１、２、３等數字，並稱為第某目之１、２、３ 範例： 第 2 條 （名詞定義）（條） 本法用詞，定義如下：（項） 一、保險對象：指被保險人及其眷屬。（款） 二、眷屬：（款） （一）被保險人之配偶，且無職業者。（目） （二）被保險人之直系血親尊親屬，且無職業者。（目） 範例2 例如學程要點 一、... (1)... 因為沒有從條開始,就不用說明幾款幾目,只要敍述第一點第(1)即可。 範例3 第一條 一、(項)委託承攬標的及規範 甲方委託乙方承攬標的如下： 1.建立缺字庫，一字處理時間約30分鐘。範圍為CBETA及本校專案之缺字。(款) 2.建立缺字判讀準則 3.建立缺字SOP
- 接篆視事：早期當官的人，都以有印才有官職，故要先有"接篆"才能"視事"。
接篆:接任工作前，必須的就職儀式，接受該機關的大印。 視事:接過大印就可開始新工作。
- 至紉公誼：非常感謝對方在這件公事上協助幫忙的情誼
- 須要與需要
須要:解作「一定要」 需要:解作「應該有或必須有」 二者最大之差別是後者的「需要」是包含「有」之意思的，例如：「我需要錢」，其意思實為「我需要(有)錢」； 而「須要」則並無包含「有」的意思，故可說：我須要吃東西。
公文速別
最速件半天，速件1天，普通件3天，密件依速別辦理
主管不小心將公文決行時
1. 收件 2. 加註意見：敬會人事室、會計室 3. 加會：人事室、會計室+送出
抽回及續辦
1. 到工作桌裡的已送未收裡找到那份公文，最前面打勾，按抽回就可以在待處理公文裡找到. 2. 按續辦
銷號
銷號時:要登錄取號再陳核
教務組
教師相關
資格
博班畢業從助理教授算起，未畢從助教始
教師購電腦
- 資格：買了電腦後要做滿3年 金額：含配備5萬元以下 流程：先向教務提出申請，教務會簽通過後再請購(可自行購買)
學年度算法
- 例：101學年度：101.08~102.07 102學年度：102.08~103.07
旁聽
旁聽身份有七種,參見:https://sites.google.com/a/dila.edu.tw/academic_affairs/home/fa-ling-gui-zhang 其中;經老師同意，旁聽者可不具學生身份。停車證可用換證方式。
研發組
- 訪問學人:教師級,非學生,住宿每日收75元
- 訪問學員:碩博士生,在學,住宿每日收150元
使用獎補助款
使用教育部或校務發展計畫,超過1萬元付國外廠商由組員代墊款項時:應於簽呈內敍明代墊情形,簽准後辦理。
學務組
專案不能申請本校學生工讀(每月5000)
資訊組
- 網頁上傳
使用者功能表\檔案庫\上載新文件\選擇上要載的檔案\儲存 選頁數的「末」頁\點選該檔案按右鍵\複製網址\貼上網址
- 虛擬應用服務
網址：http://deliver.dila.edu.tw/Citrix/StoreWeb/ 帳號：個人email(例如 kanhuang@dila.edu.tw),密碼：Sydrv00
- 存檔時:C or D 的Local Disk/可開資料夾存放
專案
所有專案相關
執行專案經驗值
專案P槽存放位置 http://project.dila.edu.tw\projects 裏面有2000年前專案使用,不含2000. 專案Q槽存放位置 http://project.dila.edu.tw\projects2 2000年後專案使用 專案內容經驗值 https://docs.google.com/spreadsheets/d/1BerdAk56H8wU2Fyd6Ce2wNS0DIHlNVrsBv5fr5JcNYo/edit#gid=0
啟動與結案流程
1. 啟動跟結案流程 P:\00各專案共用\01行政\011流程表\DILA
P:\00各專案共用\01行政\011流程表\CHIBS
2. 所有檔案應分類放至 P:\00各專案共用\01行政\011流程表\檔案歸建
類別清單在以上同路徑的「檔案歸建資料夾清單」
3. 各類表格 P:\00各專案共用\01行政\015表格
法鼓文理學院
不論國科會或非國科會專案之兼任研究助理(含學生)，人事室必須加勞保。編列印算時應一併考量此費用。2014.01.06
科技部申請及相關辦法
申請:法鼓文理學院研究發展組 http://rd.dila.edu.tw/?page_id=287 相關辦法:法鼓文理學院研究發展組 http://rd.dila.edu.tw/?page_id=595
通過科技部申請案
1.科技部正式來函 2.研發處理簽約，執行同意書及第一次領款
約用專或兼任助理流程
一、專任助理 1.上公開徵求簽呈,附核定清單及人員增補單 2.待人事公開徵求後有人選時,上約用人事簽,附約用者履歷表、畢業證書、身份證及存摺影本。 3.新人帶畢業證書正本至人事報到後,填寫本校的人事資料表、專任人員請核單及專任專案助理人員契約書。
二、兼任助理 1.學生當研究助理時：公文要寫兼任研究生助理，附學生證影本。酬金不超過10,000。 https://www.most.gov.tw/most/attachments/4403ced3-2232-43aa-9380-50b2a9bfd59f 2.填寫兼任人員請核單 3.兼任約僱人員契約
預算與管理費
1.沒有分雜費，全部是業務費或設備費 2.管理費算法：業務費+設備費的10%，不含主持人費用、差旅費 3.請購書籍：以業務費核銷,不用填物品增加單。 4.編列專任助理勞健保請參本wiki人事室相關頁面,勞健保之自付額不用編列預算中。
財產
專案財產於他單位時，範例如下： 1.請以簽呈敘明該計畫執行時以CBETA為計畫主持人辦公室，且該計畫經費所購置之設備財產需留置計畫主持人辦公室〈CBETA〉之理由，暨往後由何人保管，並將預留置之設備財產列清冊附陳。 2.簽呈會總務組、會計室。 3.奉核後請總務組列帳管理。
財產報廢
人總會系統填單,附照片,待決行後印出會計、總務及自存各一份。紙本財產單不用再各單位簽核。
酬金申請
酬金申請出納每個月雖然15（5日前送資料）、30(20日前送資料)日付款，但人事室只接受月底付款那一次。
邀請國際學者演講
1. 方法一 餐敍費可以用彈性支出核銷。（彈性支出是包含在核定清單業務費中） 演講費可以用雜費支出核銷，此收入視為薪資，外國人所得稅為18% 2. 方法二 以國際學者來台費用,用支日額及機票費支用.(參科技部計畫經費處理原則).
產學合作專案
補助款匯入時
- 專案未簽核，滙款先入帳時
上簽，內容有: 1)專案或計畫名稱 2)滙款單位、總匯入金額 以下細項，可待計畫較具體後再另案呈核 3)執行內容、期間 4)編列預算，含各項費用明細
人員請假
以時薪計人員不用填假單 以月薪計人員請假填假單,經主管簽核。請假天數由組長或主持人管理。出勤表每月申請薪資時繳交一份予人事室。
人總會系統
1)由出納開立收據給捐贈者報稅，或由業務單位申請領據給委託者證明。 2)由會計室輸入收入至人總會系統 3）業務單位做簡易收入帳，以便核對。
預算及管理費算法
經常門與資本門分開編列， 經常門與資本門不能互為流用。 管理費預算以經常門加資本門總額的10%編列
管理費轉學校
人總會申購:例:106年「智諭老和尚多媒體典藏」子網站專案管理費10萬 核銷:所得清冊不用填,付款明細身份別填廠商及DILA統編39994961。列印請購及核銷單（領據當附件）。館長權限５萬，故要校長簽核。
合作協議書
- 當合作協議書有違約時
1.依違約條款處理 2.簽稿並陳 3.視對方回應做備忘錄 4.做備忘錄之前先上簽，主管同意後，雙方訂定備忘錄
結案
結案流程表：P:\00各專案共用\01行政\011流程表\DILA
帳目處理
1.列印人總會系統的計畫收支明細表 2.上簽附收支明細(會總務、會計，不用會人事)核可 3.業務費轉管理費受款人代碼39994961 4.粘貼憑證 證明人不用蓋章 5.附結案簽呈+餘款明細表
書籍繳交
- 專案所購書籍：不論金額多少,均以列管物品列帳,填物品增加單。於專案結案後，繳交DA組保管,每年列入盤點。。
退文時
人總會簽核區＼退文＼轉新單
學校經費之專案
屬補助獎勵金性質的收入.隸屬研究發展組.
(一)當發生科目補助獎勵金513233時,需匯款至國外時: 1.外國人居住未滿183天不扣補充保費 2.匯款至國外時:寫美金(內含手續費400) 3.人總會選校內人士/bonus/所得稅0(無對價關係),不用鍵個人資料於人總會. 4.簽領據，日期先不寫。 (二)當發生機票𥄱時: 1.機票費:非居住者給付總額在基本工資23,800(109年)X1.5倍=35,700以下者,扣所得稅6。35,700以上者扣18%。出納10日內向稽徵機關申報。人總會選50 2.有對價(雙方有目的)就要扣所得稅 3.簽領據(以此單當個人資料表)
中華佛學研究所
國外匯入款項帳號
P:\2016 藥物與醫療名相數位標記專案\06其他參考資料
採購電腦配備
1. 知會資訊處相關人員 2. 需求者開立設備規格 3. 總務處向廠商詢價 4. 總務處提供詢價結果，由需求者與資訊處討論確定購買內容 5. 總務處購買 6. 需求者驗收 7. 發票交佛研所報帳
租用github
收據:只要有receipt字樣,及研所英文名稱(Chung-Hwa Institute of Buddhist Studies)+統編(00956320)。如果左述不全,即以「支出證明單」說明。 提供扣款資訊,以EIP跑流程 1個月申請1次,或幾個月申請1次都可以。
抬頭與國內匯款帳號
財團法人中華佛學研究所
統一編號：00956320
銀行帳號：第一商業銀行北投分行191-10-019707活存
專任研究助理
- 編列預算時:編本薪+勞健保資方付擔額+勞退額,不用編團保費(團保費由研所支付)
- 人事流程:撰寫簽(附計畫書,內有勞健保費明細),走人事流程(薪資只要申請一次),非承攬(每月申請)
承攬流程
上簽同意後→訂定承攬契約(附承攬人身份證+銀行帳號掃瞄檔)→同意後研所與承攬人各存1份→第一次申請酬金時領據+附承攬人身份證+銀行帳號紙本
畢業生論文
Y:\圖資館\DA\98BSIN\BSIN_CHIBS\01網頁\
匯出匯款
研所蓋章處需2個章：1. 與抬頭相同的章 2. 董事長章 Y:\Projects\00各專案共用\01行政\06表格\051_CHIBS\國外匯款
支援佛學資訊組
老師相關
老師聘用 全國法規資料庫 http://law.moj.gov.tw/LawClass/LawAll.aspx?PCode=H0150017 Y:\圖資館\DA\60佛學資訊組\行政\師資\新聘老師
學生相關
學生修學狀況 Z:\佛教學系\10歷屆佛資組學生修學狀況(含學程)
會議
Y:\圖資館\DA\60佛學資訊組\會議\教學研究發展委員會
預算
佛學資訊組與學程共用一份預算，編於佛教學系。
支援佛學資訊學程
委員及顧問聘函
1.開學程委員會遴選召集人,再由秘書詢問委員及顧問續任意願. 2.上申請聘函公文 3.公文通過後,人事製發聘函給秘書,由秘書個別發給當事人.
學生相關
1.學生修學狀況 Z:\佛教學系\10歷屆佛資組學生修學狀況(含學程) 2.成果展現：Y:\圖資館\DA\70佛學資訊學程\行政\學生相關\成果展現 3.學生成果展現時間與全國論文發表會同,電子檔可事先給評審群(指導教授、召集人、1位評審老師，共3位評審老師),發表會當天再印紙本給評審群。 4.準備海報架、評分表等。例：Y:\圖資館\DA\7佛學資訊學程\行政\學生相關\成果展現\1061101劉小惠
會議
Y:\圖資館\DA\70佛學資訊學程\會議
預算
佛學資訊組與學程共用一份預算，編於佛教學系。
招生海報
流程:由DA擬海報草稿(不超過150字)→佛教學系製作→
- 1.由佛教學系撰寫函至各大專院校(不含紙本)
- 2.經整理各大專院校共3540筆(含碩學士班),招生廣告將以郵件寄發。
- 3.法鼓山各分院郵寄A2紙本海報。
電腦操作
- Firefox定期備份書籤及Zotero定期匯出圖書館備份
- 電腦操作備忘 Y:\圖資館\DA\10行政\備忘
- 人總會列印時pdf 無法顯示時:將pdf viewer 加入crome 擴充元件.
雜項
行願館購書
1. 如果是作者本人要跟文化中心營運推廣處張菊美購買(28934646~6536),填公關單，作者簽名，開學校統編39994961,以6折計。錢應由學校匯給文化中心，以便會計師對帳。
如果由購買人付現(會計師對帳時會對不到)，用下列第2.。
2. 由購買人付現時：可至行願館直接購書，作者與編者都以７折計，不用開統編，因不經學校付款，所以不用對帳。
清潔輪值
1. 安裝phython，程式路徑：P:\00各專案共用\02Tools\清潔工作輪值程式
2. 以notepad++打開office.py修改起始日期，及輪值人員。
3. 執行office.py會產生office.txt
4. 將office.txt copy 至word，點選插入\表格\以文字轉表格，分隔文字在其他，白框點半形空格。
5. 完成品貼至「淨土一方輪值表.xlsx」的左邊
6. 以上動作再做一次，貼至「淨土一方輪值表.xlsx」的右邊。
